Menyiapkan Struktur Organisasi
Buat departemen, jabatan, jenis dan tingkat pekerjaan, jenis izin atau cuti, dan penugasan atasan.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Buat departemen, jabatan, jenis dan tingkat pekerjaan, jenis izin atau cuti, dan penugasan atasan.
Admin SDM
Di Mana Memulainya
- Organizational Structure
- Departments
- Job Titles
- Employment Types
- Job Levels
- Leave Types
- Supervisor Assignments
Istilah yang Perlu Diketahui
- Department — unit kerja seperti Bidang Akademik atau Tata Usaha.
- Designation — nama jabatan atau pekerjaan pegawai.
- Job Level — jenjang jabatan, bukan nama pekerjaannya.
- Employment Type — bentuk hubungan kerja, misalnya tetap atau kontrak.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menyiapkan Struktur Organisasi
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Tentukan susunan kerja sekolah”, Buka HR & Penggajian (Payroll) → Organizational Structure. Catat unit kerja, jabatan, tingkat jabatan, jenis hubungan kerja, jenis cuti, dan hubungan atasan yang benar-benar digunakan sekolah. Pada langkah “Buat unit kerja dari tingkat teratas”, Buka Departments, pilih Create, tentukan sekolah, isi Name dan Code, lalu pilih Parent Department hanya jika unit tersebut berada di bawah unit lain. Aktifkan data yang sudah boleh digunakan. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Approve / Setujui
Pada langkah “Uji hubungan atasan”, Pada data pegawai contoh, pilih Supervisor, tentukan Level mulai dari 1, dan aktifkan hubungan tersebut. Pastikan atasan berasal dari sekolah yang sesuai dan bukan pegawai yang sama. Pada langkah “Periksa urutan atasan yang akan menerima permintaan”, Buka Supervisor Assignments dan periksa pegawai, atasan, sekolah, Level, tanggal mulai, tanggal selesai, serta status aktif. Gunakan Level 1 untuk atasan pertama; tambahkan tingkat berikutnya hanya jika proses sekolah memang memerlukannya. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Wajib sebelum mendaftarkan pegawai jika sekolah menggunakan Department, Designation, Job Level, Employment Type, Supervisor, atau Leave Type.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Tentukan susunan kerja sekolah
Buka HR & Penggajian (Payroll) → Organizational Structure. Catat unit kerja, jabatan, tingkat jabatan, jenis hubungan kerja, jenis cuti, dan hubungan atasan yang benar-benar digunakan sekolah.
Data dasar ini menjadi pilihan pada formulir pegawai, permohonan cuti, dan evaluasi. Buat hanya pilihan yang memiliki arti jelas bagi petugas.
Daftar data dasar yang perlu dibuat telah disepakati.
Buat unit kerja dari tingkat teratas
Buka Departments, pilih Create, tentukan sekolah, isi Name dan Code, lalu pilih Parent Department hanya jika unit tersebut berada di bawah unit lain. Aktifkan data yang sudah boleh digunakan.
Parent Department menyusun hubungan induk dan anak, misalnya Sekolah → Bidang Akademik. Jangan memilih unit dari sekolah lain.
Unit kerja muncul dalam susunan yang benar pada sekolah yang dipilih.
Lengkapi jabatan dan jenis kepegawaian
Buat Job Titles atau Designations, Job Levels, Employment Types, dan Leave Types. Gunakan nama yang mudah dikenali, kode yang konsisten, serta urutan atau batas cuti sesuai kebijakan sekolah.
Jabatan menjelaskan pekerjaan, tingkat jabatan menunjukkan jenjang, sedangkan jenis kepegawaian menjelaskan bentuk hubungan kerja. Ketiganya tidak boleh dipakai saling menggantikan.
Formulir pegawai dan cuti mempunyai pilihan yang jelas dan masih aktif.
Uji hubungan atasan
Pada data pegawai contoh, pilih Supervisor, tentukan Level mulai dari 1, dan aktifkan hubungan tersebut. Pastikan atasan berasal dari sekolah yang sesuai dan bukan pegawai yang sama.
Level 1 adalah atasan pertama. Tingkat berikutnya dapat dipakai bila proses persetujuan sekolah memerlukan lebih dari satu jenjang.
Atasan yang benar tersedia untuk permohonan dan evaluasi berikutnya.
Periksa urutan atasan yang akan menerima permintaan
Buka Supervisor Assignments dan periksa pegawai, atasan, sekolah, Level, tanggal mulai, tanggal selesai, serta status aktif. Gunakan Level 1 untuk atasan pertama; tambahkan tingkat berikutnya hanya jika proses sekolah memang memerlukannya.
Hubungan atasan menjadi sumber penerima keputusan pada izin/cuti, permohonan surat, penghapusan yang memerlukan persetujuan, dan beberapa tahap evaluasi. Hubungan yang belum aktif atau sudah melewati tanggal selesai tidak menerima permintaan baru.
Setiap pegawai mempunyai atasan aktif dan urutan tingkat yang dapat dijelaskan.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Unit induk dan anak harus berasal dari sekolah yang sama.
- Pilihan yang tidak aktif tidak tersedia pada formulir baru.
- Hubungan atasan yang salah dapat mengarahkan permohonan atau evaluasi kepada orang yang salah.