Mengelola Permohonan Izin dan Cuti
Proses permintaan berdasarkan jenis izin atau cuti dan struktur atasan.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Proses permintaan berdasarkan jenis izin atau cuti dan struktur atasan.
Pegawai & Admin SDM
Di Mana Memulainya
- Permit & Leave Requests
Istilah yang Perlu Diketahui
- Pending — permohonan masih menunggu keputusan.
- Pegawai Acknowledgement — catatan bahwa pegawai sudah membaca hasil keputusan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengelola Permohonan Izin dan Cuti
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Pilih izin singkat atau cuti”, Buka HR & Penggajian (Payroll) → Permit & Leave Requests, lalu pilih Create. Pilih Permit untuk izin pada satu tanggal dengan jam mulai dan selesai, atau Leave untuk cuti dengan rentang tanggal serta Leave Type. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Approve / Setujui
Pada langkah “Periksa lalu putuskan permohonan”, Atasan atau petugas berwenang membuka permohonan, memeriksa pegawai, tanggal, alasan, dan dampak jadwal, lalu memilih Approve, Reject, atau Cancel sesuai kewenangan. Berikan catatan bila diperlukan. Pada langkah “Tindak lanjuti pemberitahuan sebagai atasan”, Atasan membuka ikon pemberitahuan, memilih permintaan izin atau cuti, lalu membaca nama pegawai, jenis permintaan, waktu, alasan, dan catatan sebelum memilih Approve atau Reject. Jangan mengambil keputusan dari judul pemberitahuan saja. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Periksa lalu putuskan permohonan”, Atasan atau petugas berwenang membuka permohonan, memeriksa pegawai, tanggal, alasan, dan dampak jadwal, lalu memilih Approve, Reject, atau Cancel sesuai kewenangan. Berikan catatan bila diperlukan. Pada langkah “Tindak lanjuti pemberitahuan sebagai atasan”, Atasan membuka ikon pemberitahuan, memilih permintaan izin atau cuti, lalu membaca nama pegawai, jenis permintaan, waktu, alasan, dan catatan sebelum memilih Approve atau Reject. Jangan mengambil keputusan dari judul pemberitahuan saja. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Permit digunakan untuk izin berbasis jam pada satu tanggal. Leave digunakan untuk cuti dengan rentang tanggal.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Pilih izin singkat atau cuti
Buka HR & Penggajian (Payroll) → Permit & Leave Requests, lalu pilih Create. Pilih Permit untuk izin pada satu tanggal dengan jam mulai dan selesai, atau Leave untuk cuti dengan rentang tanggal serta Leave Type.
Kategori tidak dapat diubah setelah permohonan tersimpan. Jenis cuti hanya muncul untuk kategori Leave dan harus masih aktif pada sekolah tersebut.
Formulir menampilkan isian waktu yang sesuai dengan jenis permohonan.
Isi waktu dan alasan yang sebenarnya
Untuk Permit, isi Request Date, Start Time, End Time, dan Reason. Untuk Leave, pilih Leave Type, Start Date, End Date, dan Reason. Pegawai yang mengajukan sendiri tidak perlu memilih nama atau sekolah karena sistem mengisinya dari akun.
End Time harus setelah Start Time, sedangkan End Date tidak boleh sebelum Start Date. Admin hanya dapat memilih pegawai yang tersedia pada sekolah tersebut.
Permohonan tersimpan sebagai permintaan yang menunggu pemeriksaan.
Periksa lalu putuskan permohonan
Atasan atau petugas berwenang membuka permohonan, memeriksa pegawai, tanggal, alasan, dan dampak jadwal, lalu memilih Approve, Reject, atau Cancel sesuai kewenangan. Berikan catatan bila diperlukan.
Pegawai hanya dapat mengubah rincian permohonannya sendiri selama status masih Pending. Keputusan akhir mengunci rincian utama.
Status permohonan dan pihak yang mengambil keputusan dapat ditelusuri.
Minta pegawai membaca hasilnya
Setelah permohonan Approved, Rejected, atau Cancelled, pegawai membuka hasil lalu mengisi Pegawai Acknowledged At dan catatan bila perlu.
Pengakuan ini hanya menandai bahwa hasil sudah dibaca; tidak mengubah keputusan.
Pegawai dan petugas mempunyai bukti bahwa hasil permohonan telah diketahui.
Tindak lanjuti pemberitahuan sebagai atasan
Atasan membuka ikon pemberitahuan, memilih permintaan izin atau cuti, lalu membaca nama pegawai, jenis permintaan, waktu, alasan, dan catatan sebelum memilih Approve atau Reject. Jangan mengambil keputusan dari judul pemberitahuan saja.
Hanya atasan aktif atau petugas dengan izin yang sesuai yang dapat memutuskan. Pemohon tidak dapat menyetujui permintaannya sendiri. Setelah keputusan diberikan, rincian utama terkunci dan pegawai menerima hasilnya.
Keputusan tercatat atas nama pemberi keputusan yang benar dan pegawai dapat membacanya.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Kategori Permit atau Leave tidak dapat diubah setelah permohonan tersimpan.
- Jam selesai harus setelah jam mulai dan tanggal selesai tidak boleh sebelum tanggal mulai.
- Pegawai hanya dapat mengubah permohonan sendiri ketika masih Pending.
- Pengakuan pegawai setelah keputusan tidak mengubah status persetujuan.