Mengirim Pengumuman dan Menyiapkan Kanal Pesan
Kelola pengumuman, koneksi, aturan, templat, inbox, dan riwayat WhatsApp, email, serta Telegram sesuai fitur tenant.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Kelola pengumuman, koneksi, aturan, templat, inbox, dan riwayat WhatsApp, email, serta Telegram sesuai fitur tenant.
Admin Sekolah & Communication Staff
Di Mana Memulainya
- School Administration → User Announcements
- School Administration → Communication Settings
Istilah yang Perlu Diketahui
- Communication Rules — aturan yang menghubungkan kejadian aplikasi dengan penerima dan kanal.
- Message Template — isi pesan pakai ulang untuk kejadian yang didukung.
- Unified Inbox — tempat melihat percakapan masuk dari kanal dua arah yang didukung.
- Message History — riwayat penerima, kanal, isi tersimpan, dan hasil pengiriman.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengirim Pengumuman dan Menyiapkan Kanal Pesan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Pilih penerima dan masa tampil”, Buka User Announcements, pilih Create, lalu tentukan sekolah, penerima, judul, isi, status publikasi, warna penanda, waktu mulai, dan waktu selesai. Gunakan Message Templates bila sekolah mempunyai pesan yang sering digunakan. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku”, Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku”, Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Approve / Setujui
Pada langkah “Pilih kanal komunikasi yang tersedia”, Gunakan User Announcements untuk pengumuman di dalam aplikasi. Buka School Administration → Communication Settings untuk memeriksa sambungan WhatsApp, email, atau Telegram yang ditugaskan ke sekolah, status kirim/terima, dan hasil uji koneksi. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.User Announcements tetap dapat dipakai sebagai kanal dalam aplikasi ketika koneksi eksternal belum tersedia.
Telegram memerlukan persetujuan dan tautan akun pengguna sebelum pesan pribadi dapat dikirim.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Pilih kanal komunikasi yang tersedia
Gunakan User Announcements untuk pengumuman di dalam aplikasi. Buka School Administration → Communication Settings untuk memeriksa sambungan WhatsApp, email, atau Telegram yang ditugaskan ke sekolah, status kirim/terima, dan hasil uji koneksi.
Tab dan kanal hanya muncul jika fitur tenant aktif dan akun mempunyai izin. Telegram memakai bot resmi dan tautan persetujuan pengguna; WhatsApp serta email memakai koneksi yang dikelola platform. Token, webhook secret, kata sandi aplikasi, dan QR pairing tidak boleh disalin ke pesan atau screenshot.
Petugas mengetahui kanal yang siap, belum terhubung, dijeda, atau perlu diperbaiki.
Pilih penerima dan masa tampil
Buka User Announcements, pilih Create, lalu tentukan sekolah, penerima, judul, isi, status publikasi, warna penanda, waktu mulai, dan waktu selesai. Gunakan Message Templates bila sekolah mempunyai pesan yang sering digunakan.
Waktu selesai tidak boleh lebih awal dari waktu mulai. Periksa sekolah dan penerima agar informasi tidak terlihat oleh pengguna yang salah.
Pengumuman siap diterbitkan kepada penerima yang dimaksud.
Atur, kirim, dan pantau
Gunakan Communication Rules dan Message Templates untuk kejadian yang didukung, lalu lakukan pengujian koneksi sebelum pengiriman luas. Buka Message History untuk status WhatsApp, email, dan Telegram; gunakan Unified Inbox untuk pesan masuk dari kanal dua arah yang didukung.
Status tertunda, diterima penyedia, terkirim, gagal, dan tidak diketahui memerlukan tindak lanjut berbeda. Periksa kejadian dan penerima yang sudah direkam sebelum mencoba ulang agar pesan tidak ganda.
Pengumuman dan pesan otomatis dapat ditelusuri dari aturan, penerima, kanal, dan hasil pengirimannya.
Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku
Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah.
Pengumuman lama yang tetap berstatus terbit dapat membingungkan pengguna.
Pengguna hanya melihat informasi yang masih berlaku.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Communication Settings atau tab kanal tidak muncul jika fitur tenant belum aktif atau pengguna tidak mempunyai izin.
- Telegram tidak memakai QR WhatsApp atau kredensial email; pengguna menautkan akun melalui bot resmi.
- Waktu selesai pengumuman tidak boleh lebih awal dari waktu mulai.
- Jangan mengirim ulang pesan gagal sebelum membaca kejadian dan penerima pada Message History.