Mengirim Pengumuman dan Menyiapkan Kanal Pesan
Kelola pengumuman, template, pengiriman otomatis, kotak masuk, dan riwayat WhatsApp/email sesuai fitur tenant.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Kelola pengumuman, template, pengiriman otomatis, kotak masuk, dan riwayat WhatsApp/email sesuai fitur tenant.
Admin Sekolah & Communication Staff
Di Mana Memulainya
- School Administration → User Announcements
- School Administration → WhatsApp & Email Settings
Istilah yang Perlu Diketahui
- User Announcement — pengumuman yang tampil di dalam aplikasi.
- Unified Inbox — tempat melihat percakapan masuk dari kanal yang didukung.
- Message History — riwayat pengiriman beserta status berhasil, tertunda, atau gagal.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengirim Pengumuman dan Menyiapkan Kanal Pesan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Pilih penerima dan masa tampil”, Buka User Announcements, pilih Create, lalu tentukan sekolah, penerima, judul, isi, status publikasi, warna penanda, waktu mulai, dan waktu selesai. Gunakan Message Templates bila sekolah mempunyai pesan yang sering digunakan. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku”, Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku”, Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.User Announcements tetap dapat dipakai sebagai kanal dasar ketika WhatsApp atau email belum tersedia.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Pilih kanal komunikasi yang tersedia
Gunakan User Announcements untuk pengumuman di dalam aplikasi. Jika fitur sekolah menyediakan WhatsApp atau email, buka WhatsApp & Email Settings, pilih sekolah, lalu periksa apakah pengiriman sudah diaktifkan dan koneksinya berhasil.
Menu WhatsApp dan email hanya muncul ketika fiturnya aktif dan akun mempunyai izin. API key, webhook secret, dan kata sandi adalah informasi rahasia dan tidak boleh disalin ke isi pengumuman atau screenshot.
Petugas mengetahui kanal yang siap digunakan dan kanal yang masih perlu diperbaiki.
Pilih penerima dan masa tampil
Buka User Announcements, pilih Create, lalu tentukan sekolah, penerima, judul, isi, status publikasi, warna penanda, waktu mulai, dan waktu selesai. Gunakan Message Templates bila sekolah mempunyai pesan yang sering digunakan.
Waktu selesai tidak boleh lebih awal dari waktu mulai. Periksa sekolah dan penerima agar informasi tidak terlihat oleh pengguna yang salah.
Pengumuman siap diterbitkan kepada penerima yang dimaksud.
Terbitkan dan pantau pengiriman
Terbitkan pengumuman. Untuk WhatsApp atau email, lakukan pengujian koneksi sebelum pengiriman luas, kemudian buka Message History untuk melihat status dan Unified Inbox untuk percakapan yang masuk.
Status berhasil, tertunda, dan gagal memerlukan tindak lanjut berbeda. Periksa riwayat sebelum mengirim ulang agar penerima tidak memperoleh pesan ganda.
Pengumuman terlihat pada waktunya dan pengiriman dapat ditelusuri.
Akhiri informasi yang sudah tidak berlaku
Ubah status menjadi Archived atau atur Ends At ketika pengumuman tidak lagi berlaku. Untuk percakapan dua arah, simpan tindak lanjut penting sesuai kebijakan komunikasi sekolah.
Pengumuman lama yang tetap berstatus terbit dapat membingungkan pengguna.
Pengguna hanya melihat informasi yang masih berlaku.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- WhatsApp & Email Settings tidak muncul jika fitur komunikasi sekolah belum aktif atau pengguna tidak mempunyai izin.
- Waktu selesai pengumuman tidak boleh lebih awal dari waktu mulai.
- Jangan mengirim ulang pesan gagal sebelum membaca Message History.