Mengelola Impor, Ekspor, Kartu Identitas, dan Penghapusan
Gunakan pekerjaan massal dan persetujuan dengan kontrol akses serta audit yang tepat.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini opsional; gunakan jika kebutuhan atau kebijakan sekolah Anda memerlukannya.
Gunakan pekerjaan massal dan persetujuan dengan kontrol akses serta audit yang tepat.
Admin Sekolah
Di Mana Memulainya
- School Administration → Imports
- School Administration → Exports
- School Administration → ID Card
- School Administration → Deletion Approval
Istilah yang Perlu Diketahui
- Template impor — file contoh dengan nama lembar dan kolom yang harus dipertahankan.
- Upsert — membuat data baru atau memperbarui data lama ketika kunci yang sama ditemukan.
- Deletion Approval — pengaturan per sekolah yang menentukan apakah penghapusan jenis data tertentu memerlukan persetujuan atasan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengelola Impor, Ekspor, Kartu Identitas, dan Penghapusan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Edit / Ubah
Pada langkah “Uji file dalam jumlah kecil”, Isi beberapa baris contoh terlebih dahulu. Periksa format tanggal, kode atau nomor unik, hubungan ke data lain, kolom wajib, dan pilihan Upsert sebelum mengunggah file. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Export / Download
Pada langkah “Unduh format untuk jenis data yang benar”, Buka Imports, pilih kelompok data, sekolah tujuan, dan tahun ajaran jika halaman memintanya. Unduh template dari halaman yang sama dan jangan mengubah nama lembar atau kolom wajib. Pada langkah “Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya”, Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Import / Unggah
Pada langkah “Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya”, Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya. Memasukkan banyak data dari berkas sesuai templat. Periksa hasil validasi sebelum menerapkan perubahan.
Batas akses: Gunakan berkas fiktif saat latihan dan jangan unggah data sensitif ke lingkungan yang salah.Delete / Hapus
Pada langkah “Atur persetujuan penghapusan dengan hati-hati”, Buka Deletion Approval, pilih sekolah, lalu aktifkan kewajiban persetujuan atasan untuk jenis data yang berisiko. Sebelum menyetujui penghapusan, baca data sasaran dan hubungan yang mungkin terdampak. Pada langkah “Putuskan permintaan penghapusan dari pemberitahuan”, Jika sekolah mewajibkan persetujuan, pengguna memilih Delete lalu mengirim alasan. Atasan aktif membuka pemberitahuan, membaca jenis data, nama data, sekolah, pemohon, alasan, dan dampaknya, kemudian memilih Approve atau Reject. Menghapus data sesuai dampak yang dijelaskan pada dialog konfirmasi. Jangan gunakan untuk sekadar menyembunyikan data.
Batas akses: Biasanya dibatasi pada pemilik atau pengelola dan dapat memerlukan kata konfirmasi.Approve / Setujui
Pada langkah “Atur persetujuan penghapusan dengan hati-hati”, Buka Deletion Approval, pilih sekolah, lalu aktifkan kewajiban persetujuan atasan untuk jenis data yang berisiko. Sebelum menyetujui penghapusan, baca data sasaran dan hubungan yang mungkin terdampak. Pada langkah “Putuskan permintaan penghapusan dari pemberitahuan”, Jika sekolah mewajibkan persetujuan, pengguna memilih Delete lalu mengirim alasan. Atasan aktif membuka pemberitahuan, membaca jenis data, nama data, sekolah, pemohon, alasan, dan dampaknya, kemudian memilih Approve atau Reject. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Putuskan permintaan penghapusan dari pemberitahuan”, Jika sekolah mewajibkan persetujuan, pengguna memilih Delete lalu mengirim alasan. Atasan aktif membuka pemberitahuan, membaca jenis data, nama data, sekolah, pemohon, alasan, dan dampaknya, kemudian memilih Approve atau Reject. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Pekerjaan massal dan penghapusan berisiko memengaruhi banyak data. Uji beberapa baris dan periksa hasil sebelum memproses seluruh file.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Unduh format untuk jenis data yang benar
Buka Imports, pilih kelompok data, sekolah tujuan, dan tahun ajaran jika halaman memintanya. Unduh template dari halaman yang sama dan jangan mengubah nama lembar atau kolom wajib.
Setiap jenis data memakai format serta aturan berbeda. Tahun ajaran hanya tersedia ketika satu sekolah dipilih dan jenis data memang memerlukannya.
File kerja sesuai dengan data dan sekolah yang akan diproses.
Uji file dalam jumlah kecil
Isi beberapa baris contoh terlebih dahulu. Periksa format tanggal, kode atau nomor unik, hubungan ke data lain, kolom wajib, dan pilihan Upsert sebelum mengunggah file.
Upsert dapat memperbarui data lama ketika kunci yang sama ditemukan. Gunakan hanya jika perubahan data yang sudah ada memang diinginkan.
Kesalahan format dan kemungkinan data ganda ditemukan sebelum impor besar dijalankan.
Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya
Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya.
Status pekerjaan selesai tidak berarti setiap baris berhasil. File keluaran juga perlu diperiksa agar identitas, sekolah, dan jumlah datanya benar.
Jumlah data yang dibuat, diperbarui, dilewati, atau gagal dapat dijelaskan.
Atur persetujuan penghapusan dengan hati-hati
Buka Deletion Approval, pilih sekolah, lalu aktifkan kewajiban persetujuan atasan untuk jenis data yang berisiko. Sebelum menyetujui penghapusan, baca data sasaran dan hubungan yang mungkin terdampak.
Mematikan kewajiban persetujuan tidak otomatis memberi izin menghapus; pengguna tetap memerlukan izin penghapusan. Pengaturan berlaku per sekolah dan per jenis data.
Impor, ekspor, kartu identitas, dan penghapusan selesai pada sasaran yang benar serta dapat diaudit.
Putuskan permintaan penghapusan dari pemberitahuan
Jika sekolah mewajibkan persetujuan, pengguna memilih Delete lalu mengirim alasan. Atasan aktif membuka pemberitahuan, membaca jenis data, nama data, sekolah, pemohon, alasan, dan dampaknya, kemudian memilih Approve atau Reject.
Permintaan yang masih menunggu digunakan kembali bila pengguna mengirim permintaan yang sama. Pemohon tidak dapat menyetujui permintaannya sendiri. Approve menjalankan penghapusan sesuai layanan data; Reject mempertahankan data dan mencatat keputusan.
Penghapusan berisiko tidak terjadi tanpa pemeriksaan pihak lain dan seluruh keputusan dapat diaudit.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Pilihan Upsert dapat memperbarui data yang sudah ada; nonaktifkan jika pembaruan tidak diinginkan.
- Tahun ajaran hanya dapat dipilih untuk jenis impor yang memerlukannya dan ketika satu sekolah dipilih.
- Deletion Approval menambah persetujuan atasan tetapi tidak menggantikan izin penghapusan pengguna.