Mengelola Impor, Ekspor, Kartu Identitas, dan Siklus Penghapusan
Gunakan pekerjaan massal, persetujuan, Recycle Bin, pemulihan, masa simpan, dan penghapusan permanen dengan kontrol akses serta audit yang tepat.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini opsional; gunakan jika kebutuhan atau kebijakan sekolah Anda memerlukannya.
Gunakan pekerjaan massal, persetujuan, Recycle Bin, pemulihan, masa simpan, dan penghapusan permanen dengan kontrol akses serta audit yang tepat.
Admin Sekolah & Platform Admin
Di Mana Memulainya
- School Administration → Imports
- School Administration → Exports
- School Administration → ID Card
- School Administration → Deletion Approval
- System → Recycle Bin (host Admin)
Istilah yang Perlu Diketahui
- Template impor — file contoh dengan nama lembar dan kolom yang harus dipertahankan.
- Upsert — membuat data baru atau memperbarui data lama ketika kunci yang sama ditemukan.
- Deletion Approval — pengaturan per sekolah yang menentukan apakah penghapusan jenis data tertentu memerlukan persetujuan atasan.
- Recycle Bin — indeks administrator platform untuk meninjau, memulihkan, atau menghapus permanen arsip yang didukung.
- Retention — masa simpan minimum sebelum arsip boleh dihapus permanen.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengelola Impor, Ekspor, Kartu Identitas, dan Siklus Penghapusan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Pulihkan atau hapus permanen dari Recycle Bin”, Administrator platform membuka System → Recycle Bin pada host Admin, memilih tenant atau jenis data, lalu membaca pratinjau item, berkas, dan ketergantungan. Gunakan Restore untuk mengantrekan pemulihan; gunakan Purge hanya setelah masa simpan berakhir dan konfirmasi dampak diterima. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Lihat / Preview
Pada langkah “Pulihkan atau hapus permanen dari Recycle Bin”, Administrator platform membuka System → Recycle Bin pada host Admin, memilih tenant atau jenis data, lalu membaca pratinjau item, berkas, dan ketergantungan. Gunakan Restore untuk mengantrekan pemulihan; gunakan Purge hanya setelah masa simpan berakhir dan konfirmasi dampak diterima. Membuka rincian tanpa langsung mengubah data. Gunakan untuk memastikan data yang dipilih sudah benar.
Batas akses: Tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses melihat.Edit / Ubah
Pada langkah “Uji file dalam jumlah kecil”, Isi beberapa baris contoh terlebih dahulu. Periksa format tanggal, kode atau nomor unik, hubungan ke data lain, kolom wajib, dan pilihan Upsert sebelum mengunggah file. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Pulihkan atau hapus permanen dari Recycle Bin”, Administrator platform membuka System → Recycle Bin pada host Admin, memilih tenant atau jenis data, lalu membaca pratinjau item, berkas, dan ketergantungan. Gunakan Restore untuk mengantrekan pemulihan; gunakan Purge hanya setelah masa simpan berakhir dan konfirmasi dampak diterima. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Export / Download
Pada langkah “Unduh format untuk jenis data yang benar”, Buka Imports, pilih kelompok data, sekolah tujuan, dan tahun ajaran jika halaman memintanya. Unduh template dari halaman yang sama dan jangan mengubah nama lembar atau kolom wajib. Pada langkah “Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya”, Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Import / Unggah
Pada langkah “Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya”, Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya. Memasukkan banyak data dari berkas sesuai templat. Periksa hasil validasi sebelum menerapkan perubahan.
Batas akses: Gunakan berkas fiktif saat latihan dan jangan unggah data sensitif ke lingkungan yang salah.Pekerjaan massal dan penghapusan berisiko memengaruhi banyak data. Uji beberapa baris dan periksa hasil sebelum memproses seluruh file.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Unduh format untuk jenis data yang benar
Buka Imports, pilih kelompok data, sekolah tujuan, dan tahun ajaran jika halaman memintanya. Unduh template dari halaman yang sama dan jangan mengubah nama lembar atau kolom wajib.
Setiap jenis data memakai format serta aturan berbeda. Tahun ajaran hanya tersedia ketika satu sekolah dipilih dan jenis data memang memerlukannya.
File kerja sesuai dengan data dan sekolah yang akan diproses.
Uji file dalam jumlah kecil
Isi beberapa baris contoh terlebih dahulu. Periksa format tanggal, kode atau nomor unik, hubungan ke data lain, kolom wajib, dan pilihan Upsert sebelum mengunggah file.
Upsert dapat memperbarui data lama ketika kunci yang sama ditemukan. Gunakan hanya jika perubahan data yang sudah ada memang diinginkan.
Kesalahan format dan kemungkinan data ganda ditemukan sebelum impor besar dijalankan.
Jalankan pekerjaan dan baca seluruh hasilnya
Mulai impor, lalu bandingkan jumlah Created, Updated, Skipped, dan Failed. Unduh atau baca rincian kesalahan sebelum memperbaiki file. Untuk ekspor dan kartu identitas, pilih sekolah serta jenis keluaran yang benar lalu periksa hasil unduhannya.
Status pekerjaan selesai tidak berarti setiap baris berhasil. File keluaran juga perlu diperiksa agar identitas, sekolah, dan jumlah datanya benar.
Jumlah data yang dibuat, diperbarui, dilewati, atau gagal dapat dijelaskan.
Atur persetujuan sebelum menghapus
Buka Deletion Approval, pilih sekolah, lalu aktifkan kewajiban persetujuan atasan untuk jenis data yang didukung. Sebelum menyetujui, baca sasaran, alasan, dan hubungan yang mungkin terdampak.
Mematikan kewajiban persetujuan tidak otomatis memberi izin menghapus. Pengguna tetap memerlukan izin, dan hanya jenis data yang didukung yang masuk alur ini.
Permintaan penghapusan mempunyai pemohon, keputusan, dan sasaran yang dapat diaudit.
Pulihkan atau hapus permanen dari Recycle Bin
Administrator platform membuka System → Recycle Bin pada host Admin, memilih tenant atau jenis data, lalu membaca pratinjau item, berkas, dan ketergantungan. Gunakan Restore untuk mengantrekan pemulihan; gunakan Purge hanya setelah masa simpan berakhir dan konfirmasi dampak diterima.
Recycle Bin adalah tata kelola lintas tenant untuk data yang memang didukung layanan penghapusan. Pemulihan dapat ditolak bila dependensi atau data pengganti membuat hasil tidak aman. Purge menghapus data dan berkas arsip secara permanen serta tidak dapat dibatalkan.
Item dipulihkan bersama hubungan yang aman, atau dihapus permanen hanya setelah aturan masa simpan dan dependensi terpenuhi.
Putuskan permintaan penghapusan dari pemberitahuan
Jika sekolah mewajibkan persetujuan, pengguna memilih Delete lalu mengirim alasan. Atasan aktif membuka pemberitahuan, membaca jenis data, nama data, sekolah, pemohon, alasan, dan dampaknya, kemudian memilih Approve atau Reject.
Permintaan yang masih menunggu digunakan kembali bila pengguna mengirim permintaan yang sama. Pemohon tidak dapat menyetujui permintaannya sendiri. Approve menjalankan penghapusan sesuai layanan data; Reject mempertahankan data dan mencatat keputusan.
Penghapusan berisiko tidak terjadi tanpa pemeriksaan pihak lain dan seluruh keputusan dapat diaudit.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Pilihan Upsert dapat memperbarui data yang sudah ada; nonaktifkan jika pembaruan tidak diinginkan.
- Tahun ajaran hanya dapat dipilih untuk jenis impor yang memerlukannya dan ketika satu sekolah dipilih.
- Mematikan atau menyalakan Deletion Approval tidak otomatis memberi izin menghapus; pengguna tetap memerlukan izin penghapusan.
- Restore dapat ditolak ketika dependensi tidak lagi aman; Purge hanya tersedia setelah masa simpan dan tidak dapat dibatalkan.