Mencatat Kas, Bank, Jurnal, dan Pembayaran
Catat transaksi dan rincian jurnal dengan debit/kredit seimbang.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Catat transaksi dan rincian jurnal dengan debit/kredit seimbang.
Akuntan & Bendahara
Di Mana Memulainya
- Journal
- Journal Entries
- Journal Lines
- Cash & Banks
- Cash/Bank Transactions
- Payments
Istilah yang Perlu Diketahui
- Debit dan Credit — dua sisi pencatatan yang totalnya harus seimbang.
- Posted — jurnal sudah berlaku dalam laporan.
- Draft — jurnal masih dalam pemeriksaan.
- Void — jurnal dibatalkan tetapi jejaknya tetap ada.
- Source Journal — jurnal asal yang membentuk transaksi kas/bank.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat Kas, Bank, Jurnal, dan Pembayaran
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Tautkan kas atau bank ke akun yang benar”, Buka Finance → Cash & Banks, pilih Create, tentukan School dan Chart of Account, lalu isi Name serta Type Cash atau Bank. Untuk Bank, lengkapi Bank Name, Account Number, dan Account Holder. Pada langkah “Buat jurnal dengan debit dan kredit seimbang”, Buka Journal Entries, pilih Create, lalu isi School, Journal Date, Entry Type, Status, Reference, dan Description. Tambahkan sedikitnya dua baris; pada setiap baris pilih Chart of Account serta isi salah satu Debit atau Credit. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Gunakan status jurnal sesuai tahapnya”, Simpan sebagai Draft ketika masih diperiksa dan ubah menjadi Posted setelah dokumen serta keseimbangan disetujui. Gunakan Void untuk membatalkan pengaruh jurnal tanpa menghilangkan jejaknya jika tindakan tersebut tersedia. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Gunakan status jurnal sesuai tahapnya”, Simpan sebagai Draft ketika masih diperiksa dan ubah menjadi Posted setelah dokumen serta keseimbangan disetujui. Gunakan Void untuk membatalkan pengaruh jurnal tanpa menghilangkan jejaknya jika tindakan tersebut tersedia. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Saldo Cash Bank dihitung dari transaksi yang berasal dari jurnal. Jangan mengisi atau menjaga saldo secara manual.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Tautkan kas atau bank ke akun yang benar
Buka Finance → Cash & Banks, pilih Create, tentukan School dan Chart of Account, lalu isi Name serta Type Cash atau Bank. Untuk Bank, lengkapi Bank Name, Account Number, dan Account Holder.
Setiap kas atau bank harus terhubung ke satu akun dari sekolah yang sama. Balance dihitung otomatis dari transaksi dan tidak dapat diketik.
Kas atau rekening bank aktif mempunyai akun pencatatan yang benar.
Buat jurnal dengan debit dan kredit seimbang
Buka Journal Entries, pilih Create, lalu isi School, Journal Date, Entry Type, Status, Reference, dan Description. Tambahkan sedikitnya dua baris; pada setiap baris pilih Chart of Account serta isi salah satu Debit atau Credit.
Satu baris tidak boleh mengisi Debit dan Credit sekaligus, dan nilainya tidak boleh negatif. Total Debit harus sama dengan Total Credit sebelum jurnal dapat disimpan.
Jurnal mendapat Journal Number dan seluruh baris tersimpan dalam keadaan seimbang.
Gunakan status jurnal sesuai tahapnya
Simpan sebagai Draft ketika masih diperiksa dan ubah menjadi Posted setelah dokumen serta keseimbangan disetujui. Gunakan Void untuk membatalkan pengaruh jurnal tanpa menghilangkan jejaknya jika tindakan tersebut tersedia.
Laporan biasanya menggunakan status Posted. Jika pengguna lain telah mengubah jurnal yang sama, muat ulang halaman sebelum menyimpan agar perubahan terbaru tidak tertimpa.
Status jurnal menunjukkan apakah nilai masih rancangan, sudah berlaku, atau dibatalkan.
Catat pembayaran utang atau piutang
Buka Payments, pilih Payment Type Payable atau Receivable, dokumen sumber, Journal Entry, Cash Bank, Payment Date, Method, Amount, dan Reference Number. Isi pembuat serta penyetuju bila sekolah memerlukannya.
Seluruh pilihan disaring berdasarkan sekolah yang dapat diakses. Pembayaran utang mengurangi kas, sedangkan penerimaan piutang menambah kas; sistem menambahkan baris pasangan ke jurnal yang dipilih.
Pembayaran mempunyai dokumen sumber, kas/bank, jurnal, dan bukti yang saling terhubung.
Cocokkan jurnal, transaksi, dan saldo
Buka Cash/Bank Transactions dan pilih Source Journal. Bandingkan nilai Debit/Credit, transaksi Deposit atau Withdrawal, Balance pada Cash Bank, serta saldo Chart of Account.
Transaksi kas/bank diturunkan dari jurnal. Jika nilainya salah, koreksi jurnal atau pembayaran sumber; jangan mempertahankan penyesuaian terpisah yang membuat saldo berbeda.
Jurnal, riwayat kas/bank, dan saldo akun menunjukkan nilai yang sama.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Jurnal wajib mempunyai sedikitnya dua baris dan Total Debit harus sama dengan Total Credit.
- Setiap baris hanya boleh berisi Debit atau Credit, tidak keduanya, dan nilai tidak boleh negatif.
- Perubahan bersamaan oleh pengguna lain ditolak; muat ulang sebelum mencoba lagi.
- Pembayaran Finance harus memakai dokumen, jurnal, kas/bank, serta pegawai dari sekolah yang sama.