Mencatat Pembayaran SPP dan Tagihan
Catat pembayaran terhadap penugasan yang tepat dan verifikasi saldo.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Catat pembayaran terhadap penugasan yang tepat dan verifikasi saldo.
Kasir
Di Mana Memulainya
- Tuition Payments
Istilah yang Perlu Diketahui
- Payment Number — nomor pembayaran yang dibuat oleh sistem.
- Fee Item — tagihan tertentu yang menerima sebagian atau seluruh pembayaran.
- Journal Posting Mode — pilihan membuat jurnal otomatis atau memakai jurnal Finance yang sudah ada.
- Reference Number — nomor bukti transfer, kuitansi, atau rujukan lain bila tersedia.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat Pembayaran SPP dan Tagihan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Pilih murid dan tagihan yang akan dibayar”, Buka Tuition & Billing → Tuition Payments, pilih Create, lalu tentukan School, Academic Year, Class, dan Murid. Tambahkan sedikitnya satu Fee Item pada Payment Details. Pada langkah “Tentukan pencatatan keuangan”, Untuk pencatatan otomatis, pilih Auto dan tentukan Cash Bank ketika status Selesai (Completed). Untuk jurnal yang sudah dibuat di Finance, pilih External lalu tentukan Journal Entry dari sekolah yang sama. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Tentukan pencatatan keuangan”, Untuk pencatatan otomatis, pilih Auto dan tentukan Cash Bank ketika status Selesai (Completed). Untuk jurnal yang sudah dibuat di Finance, pilih External lalu tentukan Journal Entry dari sekolah yang sama. Pada langkah “Koreksi pembayaran pada data yang sama”, Jika metode, tanggal, status, atau rincian salah, buka Edit pada pembayaran yang sama. Periksa kembali sisa tagihan sebelum mengubah jumlah; hapus pembayaran hanya jika kebijakan dan izin mengizinkan. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Delete / Hapus
Pada langkah “Koreksi pembayaran pada data yang sama”, Jika metode, tanggal, status, atau rincian salah, buka Edit pada pembayaran yang sama. Periksa kembali sisa tagihan sebelum mengubah jumlah; hapus pembayaran hanya jika kebijakan dan izin mengizinkan. Menghapus data sesuai dampak yang dijelaskan pada dialog konfirmasi. Jangan gunakan untuk sekadar menyembunyikan data.
Batas akses: Biasanya dibatasi pada pemilik atau pengelola dan dapat memerlukan kata konfirmasi.Search / Filter
Pada langkah “Verifikasi saldo dan status”, Cari Payment Number, lalu periksa Murid, Payment Date, Method, Total, Status, dan Journal Posting Mode. Buka Fee Assignments untuk memastikan Paid, sisa tagihan, serta persentase telah berubah sesuai pembayaran Completed. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Pembayaran Completed mengurangi sisa tagihan. Pending belum dianggap diterima, sedangkan Cancelled membatalkan pengaruh pembayaran.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Pilih murid dan tagihan yang akan dibayar
Buka Tuition & Billing → Tuition Payments, pilih Create, lalu tentukan School, Academic Year, Class, dan Murid. Tambahkan sedikitnya satu Fee Item pada Payment Details.
Fee Item hanya menampilkan penetapan milik murid dan tahun ajaran yang dipilih, beserta nilai total dan sisa tagihannya.
Pembayaran diarahkan ke tagihan murid yang benar.
Isi nilai dan informasi pembayaran
Pada setiap Fee Item, isi Amount lebih dari nol. Isi Payment Date, Payment Method, Reference Number bila ada, Notes, dan pilih status Menunggu (Pending), Completed, atau Cancelled. Total Amount dihitung dari seluruh baris.
Satu penetapan biaya tidak boleh dipilih dua kali dalam pembayaran yang sama. Jumlah yang dimasukkan tidak boleh melebihi sisa tagihan setelah pembayaran Completed lainnya diperhitungkan.
Nomor pembayaran terbentuk dan jumlah total sama dengan rincian tagihan yang dibayar.
Tentukan pencatatan keuangan
Untuk pencatatan otomatis, pilih Auto dan tentukan Cash Bank ketika status Selesai (Completed). Untuk jurnal yang sudah dibuat di Finance, pilih External lalu tentukan Journal Entry dari sekolah yang sama.
Pada mode Auto, pembayaran Completed membuat atau memperbarui jurnal berstatus Posted jika Cash Bank dan akun pendapatan setiap Fee Type telah dipetakan. Status Pending membuat jurnal terkait tetap Draft, sedangkan Cancelled membuatnya Void.
Pembayaran dan jurnal keuangan mempunyai hubungan serta status yang selaras.
Koreksi pembayaran pada data yang sama
Jika metode, tanggal, status, atau rincian salah, buka Edit pada pembayaran yang sama. Periksa kembali sisa tagihan sebelum mengubah jumlah; hapus pembayaran hanya jika kebijakan dan izin mengizinkan.
Perubahan rincian menghitung ulang Total Amount, Paid Amount, status tagihan, dan jurnal otomatis. Menghapus pembayaran juga menyelaraskan kembali tagihan serta menghapus atau membatalkan jurnal yang dibuat otomatis.
Koreksi tidak meninggalkan saldo tagihan atau jurnal lama yang tidak sesuai.
Verifikasi saldo dan status
Cari Payment Number, lalu periksa Murid, Payment Date, Method, Total, Status, dan Journal Posting Mode. Buka Fee Assignments untuk memastikan Paid, sisa tagihan, serta persentase telah berubah sesuai pembayaran Completed.
Pembayaran Pending atau Cancelled tidak boleh dianggap sebagai uang yang sudah diterima.
Daftar pembayaran, tagihan murid, dan pencatatan keuangan menunjukkan hasil yang sama.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Sedikitnya satu Fee Item wajib diisi dan nilainya harus lebih dari nol.
- Fee Assignment yang sama tidak boleh muncul dua kali dalam satu pembayaran.
- Jumlah pembayaran tidak boleh melebihi sisa tagihan.
- Mode Auto memerlukan Cash Bank untuk pembayaran Completed; mode External memerlukan jurnal dari sekolah yang sama.
- Mengubah atau menghapus pembayaran dapat mengubah kembali saldo tagihan dan jurnal terkait.