Menyiapkan Struktur Akuntansi
Definisikan jenis, subjenis, kategori, dan bagan akun sebelum transaksi.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Tidak ada tutorial lain yang wajib dibuka lebih dahulu. Pastikan akun, sekolah, dan periode yang tampil sudah benar.
Definisikan jenis, subjenis, kategori, dan bagan akun sebelum transaksi.
Admin Keuangan
Di Mana Memulainya
- Accounting Structure
- Chart of Accounts
- Categories
- Types
- Subtypes
Istilah yang Perlu Diketahui
- Chart of Accounts — daftar akun yang dipakai untuk mencatat dan melaporkan transaksi.
- Parent Account — akun induk yang mengelompokkan akun rincian.
- Cash Flow Classification — kelompok aktivitas akun dalam laporan arus kas.
- Donor Restriction Classification — penanda pembatasan dana untuk laporan aset neto.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menyiapkan Struktur Akuntansi
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Susun kelompok akun dari umum ke khusus”, Buka Finance → Accounting Structure. Periksa atau buat Account Types, Account Subtypes, dan Account Categories secara berurutan, lalu gunakan Code, Name, Sort Order, serta status Active yang konsisten. Pada langkah “Buat akun sekolah pada Chart of Accounts”, Buka Chart of Accounts, pilih School, Account Type, Account Subtype, dan Category, lalu isi Name. Code dibuat otomatis. Pilih Parent Account hanya dari sekolah dan kategori yang sama. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Delete / Hapus
Pada langkah “Uji akun sebelum transaksi massal”, Buat jurnal contoh berstatus Draft dengan akun baru, periksa letaknya pada daftar akun dan laporan contoh, lalu hapus data uji bila kebijakan mengizinkan. Menghapus data sesuai dampak yang dijelaskan pada dialog konfirmasi. Jangan gunakan untuk sekadar menyembunyikan data.
Batas akses: Biasanya dibatasi pada pemilik atau pengelola dan dapat memerlukan kata konfirmasi.Urutan wajib: Account Type → Account Subtype → Account Category → Chart of Accounts.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Susun kelompok akun dari umum ke khusus
Buka Finance → Accounting Structure. Periksa atau buat Account Types, Account Subtypes, dan Account Categories secara berurutan, lalu gunakan Code, Name, Sort Order, serta status Active yang konsisten.
Type adalah kelompok paling umum, Subtype merinci kelompok tersebut, dan Category mengelompokkan akun yang akan dipakai transaksi. Susunan ini menentukan posisi akun pada laporan.
Kelompok akun aktif tersedia dalam urutan dan klasifikasi yang benar.
Buat akun sekolah pada Chart of Accounts
Buka Chart of Accounts, pilih School, Account Type, Account Subtype, dan Category, lalu isi Name. Code dibuat otomatis. Pilih Parent Account hanya dari sekolah dan kategori yang sama.
Parent Account menyusun akun utama dan rincian. Akun dari kategori lain ditolak agar susunan laporan tidak bercampur.
Akun tersimpan pada sekolah dan kelompok yang benar dengan kode yang dibuat sistem.
Tentukan klasifikasi laporan yang diperlukan
Pilih Cash Flow Classification dan Donor Restriction Classification bila akun memang memerlukannya, lalu aktifkan akun setelah klasifikasinya diperiksa.
Klasifikasi arus kas menentukan letak akun dalam laporan arus kas. Klasifikasi pembatasan donor membantu laporan aset neto; pilih None atau kosong bila tidak berlaku.
Akun dapat digunakan oleh jurnal dan muncul pada bagian laporan yang sesuai.
Uji akun sebelum transaksi massal
Buat jurnal contoh berstatus Draft dengan akun baru, periksa letaknya pada daftar akun dan laporan contoh, lalu hapus data uji bila kebijakan mengizinkan.
Mengubah klasifikasi setelah banyak jurnal terbit dapat memindahkan nilai laporan. Uji lebih dahulu mengurangi kebutuhan koreksi besar.
Struktur akun siap dipakai oleh kas/bank, tagihan, jurnal, anggaran, dan laporan.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Parent Account harus berasal dari sekolah dan kategori yang sama.
- Code Chart of Accounts dibuat oleh sistem dan tidak diketik pengguna.
- Perubahan klasifikasi akun dapat mengubah letaknya pada laporan.