Menyiapkan Vendor, Piutang, dan Utang
Kelola pihak transaksi serta dokumen utang/piutang (AP/AR) sebelum pembayaran.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Kelola pihak transaksi serta dokumen utang/piutang (AP/AR) sebelum pembayaran.
Petugas Keuangan
Di Mana Memulainya
- Financial Operations
- Vendors
- Account Payables
- Account Receivables
Istilah yang Perlu Diketahui
- Account Payable — utang sekolah kepada vendor.
- Account Receivable — piutang yang harus diterima sekolah.
- Invoice Number — nomor dokumen tagihan dari sumbernya.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menyiapkan Vendor, Piutang, dan Utang
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Daftarkan vendor yang benar”, Buka Finance → Financial Operations → Vendors, pilih Create, tentukan sekolah, lalu isi Name. Lengkapi Code, Contact Person, telepon, email, Tax ID, bank, nomor rekening, alamat, dan status Active sesuai dokumen yang telah diperiksa. Pada langkah “Catat utang dari tagihan vendor”, Buka Account Payables, pilih Vendor dan Journal Entry dari sekolah yang sama, lalu isi Invoice Number, Invoice Date, Due Date, Amount, Paid Amount awal, Status, dan Notes. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Disarankan jika sekolah perlu memantau tagihan vendor atau piutang di luar Tuition & Billing. Pelunasan dicatat satu kali melalui tutorial pembayaran Finance.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Daftarkan vendor yang benar
Buka Finance → Financial Operations → Vendors, pilih Create, tentukan sekolah, lalu isi Name. Lengkapi Code, Contact Person, telepon, email, Tax ID, bank, nomor rekening, alamat, dan status Active sesuai dokumen yang telah diperiksa.
Vendor adalah pihak yang mengirim tagihan kepada sekolah. Informasi rekening dan pajak bersifat sensitif dan perlu diverifikasi sebelum pembayaran.
Vendor aktif tersedia untuk pencatatan utang pada sekolah yang benar.
Catat utang dari tagihan vendor
Buka Account Payables, pilih Vendor dan Journal Entry dari sekolah yang sama, lalu isi Invoice Number, Invoice Date, Due Date, Amount, Paid Amount awal, Status, dan Notes.
Jurnal sumber mencatat asal kewajiban. Jangan membuat utang kedua untuk nomor tagihan yang sama sebelum memeriksa data lama.
Utang mempunyai vendor, dokumen sumber, nilai, jatuh tempo, dan jurnal yang dapat ditelusuri.
Catat piutang kepada pihak yang tepat
Buka Account Receivables, pilih School, Academic Year dan Class bila membantu menyaring, Murid bila piutang terkait murid, Journal Entry, Invoice Number, tanggal, nilai, Paid Amount awal, dan Status.
Murid bersifat opsional karena piutang dapat berasal dari pihak lain. Jurnal, murid, dan kelas yang dipilih harus berada pada sekolah yang sama.
Piutang tercatat pada sekolah dan pihak yang benar.
Periksa saldo sebelum membuat pembayaran
Bandingkan Amount, Paid Amount, Status, Due Date, dan Journal Entry pada utang atau piutang. Gunakan halaman Payments untuk mencatat pelunasan; jangan mengubah Paid Amount tanpa dokumen pembayaran yang sesuai.
Memisahkan dokumen tagihan dan pembayaran menjaga riwayat kewajiban tetap dapat diperiksa.
Sisa utang atau piutang siap diproses melalui pembayaran utama.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Vendor, jurnal, utang, dan piutang harus berada pada sekolah yang sama.
- Murid pada Account Receivable bersifat opsional.
- Nomor invoice, tanggal, nilai, dan sisa pembayaran harus dicocokkan dengan dokumen sumber sebelum pelunasan.