Mendaftarkan dan Memeriksa Koleksi Perpustakaan
Daftarkan buku, eksemplar, sumber digital, dan pemeriksaan stok (Stock Opname).
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Membuat katalog judul, eksemplar fisik, sumber digital, dan hasil pemeriksaan fisik koleksi.
Petugas Perpustakaan
Di Mana Memulainya
- Collection
- Book
- Book Copy
- Digital Resource
- Stock Opname
Istilah yang Perlu Diketahui
- Book — informasi satu judul dalam katalog.
- Book Copy — satu eksemplar fisik yang dapat dipinjam.
- Stock Opname — pemeriksaan untuk mencocokkan katalog dengan keadaan fisik.
- Acquisition Source — asal perolehan seperti pembelian atau donasi.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mendaftarkan dan Memeriksa Koleksi Perpustakaan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Daftarkan judul buku pada katalog”, Buka Library → Books, pilih Create, tentukan School, ISBN bila ada, Title, Category, Authors, Language, dan Status. Tambahkan Publisher, Supplier, edisi, tahun, jumlah halaman, harga, sampul, klasifikasi, sinopsis, serta tag bila berguna. Pada langkah “Cocokkan koleksi dengan keadaan fisik”, Buka Stock Opname, pilih Create dan sekolah, lalu mulai pemeriksaan. Catat Actual Status dan Actual Condition untuk setiap eksemplar yang ditemukan, beri catatan pada selisih, dan pilih Complete setelah seluruh hasil diperiksa. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Cocokkan koleksi dengan keadaan fisik”, Buka Stock Opname, pilih Create dan sekolah, lalu mulai pemeriksaan. Catat Actual Status dan Actual Condition untuk setiap eksemplar yang ditemukan, beri catatan pada selisih, dan pilih Complete setelah seluruh hasil diperiksa. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Daftarkan judul buku pada katalog”, Buka Library → Books, pilih Create, tentukan School, ISBN bila ada, Title, Category, Authors, Language, dan Status. Tambahkan Publisher, Supplier, edisi, tahun, jumlah halaman, harga, sampul, klasifikasi, sinopsis, serta tag bila berguna. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Search / Filter
Pada langkah “Periksa koleksi sebelum sirkulasi”, Cari judul dan barcode, lalu pastikan Category, Status Book, Status Copy, Condition, Location, dan School sudah benar. Eksemplar yang tidak berstatus Available tidak dapat diproses sebagai pinjaman baru. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Satu Book mewakili judul, sedangkan setiap Book Copy mewakili benda fisik dengan barcode, lokasi, kondisi, dan status sendiri.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Daftarkan judul buku pada katalog
Buka Library → Books, pilih Create, tentukan School, ISBN bila ada, Title, Category, Authors, Language, dan Status. Tambahkan Publisher, Supplier, edisi, tahun, jumlah halaman, harga, sampul, klasifikasi, sinopsis, serta tag bila berguna.
Book mewakili satu judul. Tombol pada ISBN dapat membantu mengambil data dari Open Library atau Google Books, tetapi petugas tetap harus memeriksa hasil sebelum menyimpan.
Judul buku tersimpan satu kali dengan informasi yang dapat dicari.
Tambahkan eksemplar fisik yang dapat dipinjam
Buka Book Copies atau bagian Copies pada Book. Pilih judul, isi Barcode unik, Location, Shelf/Row, Condition, Status, Acquisition Source, dan Acquisition Date. Isi Donated By bila sumbernya Donated.
Setiap buku fisik memerlukan eksemplar tersendiri karena barcode, kondisi, lokasi, dan statusnya dapat berbeda. Status Available berarti eksemplar siap dipinjam.
Setiap eksemplar fisik dapat dikenali melalui barcode dan lokasi rak.
Tambahkan sumber digital bila tersedia
Buka Digital Resources, isi School, Title, Type, Access Type, URL, Category, Publisher, License Expiry, dan status Active.
URL wajib valid. Access Type menjelaskan apakah sumber terbuka atau mempunyai pembatasan; tanggal lisensi membantu petugas meninjau akses yang akan berakhir.
Sumber digital aktif mempunyai tautan dan aturan akses yang jelas.
Cocokkan koleksi dengan keadaan fisik
Buka Stock Opname, pilih Create dan sekolah, lalu mulai pemeriksaan. Catat Actual Status dan Actual Condition untuk setiap eksemplar yang ditemukan, beri catatan pada selisih, dan pilih Complete setelah seluruh hasil diperiksa.
Saat opname dimulai, aplikasi menyiapkan daftar seluruh eksemplar sekolah. Menyelesaikan opname memperbarui status dan kondisi eksemplar yang mempunyai selisih.
Katalog menunjukkan ketersediaan serta kondisi fisik yang sudah diperiksa.
Periksa koleksi sebelum sirkulasi
Cari judul dan barcode, lalu pastikan Category, Status Book, Status Copy, Condition, Location, dan School sudah benar. Eksemplar yang tidak berstatus Available tidak dapat diproses sebagai pinjaman baru.
Perbedaan antara Book dan Book Copy penting: Book adalah judul, sedangkan Book Copy adalah benda fisik yang dipinjam.
Koleksi siap digunakan pada Borrowing Desk tanpa barcode ganda atau status keliru.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Title dan Category wajib pada Book.
- Barcode Book Copy wajib unik.
- Hanya eksemplar berstatus Available yang dapat dipinjam.
- Digital Resource wajib mempunyai URL valid.
- Complete pada Stock Opname memperbarui status atau kondisi yang berbeda dari keadaan sebelumnya.