Menjadwalkan dan Mendokumentasikan Rapat
Buat meeting jenis dan data meeting beserta agenda/peserta.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Menyiapkan rapat satu kali atau berulang, mengundang peserta, mencatat kehadiran, notula, lampiran, dan tindak lanjut.
Koordinator Rapat
Di Mana Memulainya
- Meetings
- Meeting Types
Istilah yang Perlu Diketahui
- Schedule Type — pilihan rapat satu kali atau berulang.
- Minutes — catatan pembahasan dan keputusan rapat.
- Action Item — pekerjaan lanjutan dengan penanggung jawab, batas waktu, dan status.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menjadwalkan dan Mendokumentasikan Rapat
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Siapkan jenis rapat”, Buka Meetings → Meeting Types, buat atau aktifkan jenis rapat yang digunakan sekolah, lalu pastikan pegawai pemimpin dan peserta sudah mempunyai data serta akun yang benar. Pada langkah “Jadwalkan rapat”, Buka Meetings, pilih Create, lalu isi School, Academic Year, Meeting Type, Title, Description, Leader, Status, Meeting Mode, Schedule Type, Meeting Date untuk rapat satu kali, Start Time, End Time, Location, atau Online Meeting Link. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Export / Download
Pada langkah “Selesaikan dan bagikan hasil rapat”, Periksa status rapat, peserta, kehadiran, notula Final, tugas terbuka, dan lampiran. Gunakan Download PDF atau ekspor laporan hanya setelah informasi rahasia dan penerimanya diperiksa. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Notula Final menjadi hasil resmi. Minutes Access menentukan siapa yang boleh membacanya.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan jenis rapat
Buka Meetings → Meeting Types, buat atau aktifkan jenis rapat yang digunakan sekolah, lalu pastikan pegawai pemimpin dan peserta sudah mempunyai data serta akun yang benar.
Meeting Type membantu mengelompokkan rapat. Data peserta internal dipilih dari pegawai, sedangkan tamu dapat ditulis sebagai peserta eksternal.
Jenis rapat dan calon peserta siap dipilih.
Jadwalkan rapat
Buka Meetings, pilih Create, lalu isi School, Academic Year, Meeting Type, Title, Description, Leader, Status, Meeting Mode, Schedule Type, Meeting Date untuk rapat satu kali, Start Time, End Time, Location, atau Online Meeting Link.
Title wajib diisi. End Time tidak boleh sebelum Start Time dan tautan rapat daring harus berupa URL valid. Untuk jadwal berulang, tanggal per pertemuan dikelola melalui bagian kejadian jadwal.
Rapat tersimpan dengan pemimpin, cara pelaksanaan, serta waktu yang jelas.
Tambahkan peserta dan pengingat
Pada bagian Participants, pilih tugas peserta, Pegawai atau identitas tamu, serta Minutes Access. Pada Reminders, pilih aturan waktu, Minutes Before, Scheduled At bila perlu, dan Active.
Minutes Access menentukan apakah peserta dapat membaca notula. Jangan memberikan akses notula kepada tamu atau peserta yang tidak memerlukannya.
Peserta menerima kedudukan dan tingkat akses yang sesuai, serta pengingat dijadwalkan.
Catat pelaksanaan dan hasil rapat
Pada rapat atau kejadian jadwal, catat Attendance, Minutes, Attachments, dan Action Items. Pada notula, isi hasil rapat dan tandai Final hanya setelah diperiksa. Pada Action Items, tentukan penanggung jawab, batas waktu, dan status.
Notula Final adalah hasil resmi rapat. Action Item memisahkan keputusan dari pekerjaan yang masih harus dilakukan.
Kehadiran, keputusan, lampiran, dan tindak lanjut tersimpan pada rapat yang sama.
Selesaikan dan bagikan hasil rapat
Periksa status rapat, peserta, kehadiran, notula Final, tugas terbuka, dan lampiran. Gunakan Download PDF atau ekspor laporan hanya setelah informasi rahasia dan penerimanya diperiksa.
Rapat berstatus Selesai (Completed) tidak menerima pembuatan kejadian jadwal baru. Akses melihat dan mengelola bagian rapat dapat berbeda untuk pemimpin, peserta, dan Admin.
Rapat selesai dengan hasil resmi dan daftar tindak lanjut yang dapat dipantau.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Meeting Date wajib untuk rapat satu kali.
- End Time tidak boleh sebelum Start Time.
- Online Meeting Link harus berupa URL valid.
- Rapat Completed tidak dapat membuat kejadian jadwal baru.
- Akses peserta tidak otomatis memberi hak mengubah seluruh rapat.