Menyiapkan dan Memesan Ruang Rapat
Siapkan ruang rapat dan akses kategori sebelum permintaan diproses.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini opsional; gunakan jika kebutuhan atau kebijakan sekolah Anda memerlukannya.
Mendaftarkan ruang dan pengelolanya, mengajukan jadwal satu kali atau berulang, serta mencegah pemakaian pada waktu yang sama.
Admin Fasilitas & Pemohon
Di Mana Memulainya
- Meeting Rooms
- Meeting Room Lists
- Category Access
- Meeting Room Requests
Istilah yang Perlu Diketahui
- Public Timetable — jadwal ruang yang boleh dilihat publik.
- Schedule Rule — aturan yang menghasilkan satu atau beberapa waktu penggunaan.
- Post-use Note — catatan setelah waktu penggunaan selesai.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menyiapkan dan Memesan Ruang Rapat
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Daftarkan ruang rapat”, Buka Meeting Rooms → Meeting Room Lists, pilih Create, lalu isi School, Name, Code, Public Slug bila diperlukan, Location, Capacity, Sort Order, Active, Public Timetable, Facilities, dan Description. Pada langkah “Catat hasil penggunaan ruang”, Setelah waktu penggunaan berakhir, pengelola dapat menambahkan Post-use Note pada jadwal Approved. Periksa riwayat keputusan, pemohon, rapat terkait, seluruh kejadian waktu, dan catatan setelah penggunaan. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Lihat / Preview
Pada langkah “Tentukan pengelola ruang”, Buka Category Access, pilih Room, User dari pegawai sekolah tersebut, lalu tentukan View atau Manage. Berikan Manage sedikitnya kepada satu petugas yang akan memutuskan permintaan. Membuka rincian tanpa langsung mengubah data. Gunakan untuk memastikan data yang dipilih sudah benar.
Batas akses: Tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses melihat.Approve / Setujui
Pada langkah “Periksa benturan sebelum menyetujui”, Pengelola membuka daftar Pending, membandingkan seluruh tanggal dan jam dengan penggunaan Approved, lalu memilih Approve atau Reject. Penolakan wajib mempunyai catatan. Pada langkah “Putuskan permintaan ruang tanpa menimbulkan benturan”, Pemberi persetujuan membuka Meeting Room Requests berstatus Pending, memeriksa pemohon, ruang, tanggal, waktu, tujuan, dan penggunaan lain pada waktu yang sama, lalu memilih Approve atau Reject. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Periksa benturan sebelum menyetujui”, Pengelola membuka daftar Pending, membandingkan seluruh tanggal dan jam dengan penggunaan Approved, lalu memilih Approve atau Reject. Penolakan wajib mempunyai catatan. Pada langkah “Putuskan permintaan ruang tanpa menimbulkan benturan”, Pemberi persetujuan membuka Meeting Room Requests berstatus Pending, memeriksa pemohon, ruang, tanggal, waktu, tujuan, dan penggunaan lain pada waktu yang sama, lalu memilih Approve atau Reject. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Related Meeting bersifat opsional. Permintaan ruang tetap mempunyai judul, tujuan, dan aturan jadwal sendiri.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Daftarkan ruang rapat
Buka Meeting Rooms → Meeting Room Lists, pilih Create, lalu isi School, Name, Code, Public Slug bila diperlukan, Location, Capacity, Sort Order, Active, Public Timetable, Facilities, dan Description.
Capacity paling sedikit 1 bila diisi. Public Slug tidak dapat diubah setelah ruang tersimpan; Public Timetable menentukan apakah jadwal ruang boleh ditampilkan kepada publik.
Ruang aktif mempunyai kode, kapasitas, lokasi, dan fasilitas yang jelas.
Tentukan pengelola ruang
Buka Category Access, pilih Room, User dari pegawai sekolah tersebut, lalu tentukan View atau Manage. Berikan Manage sedikitnya kepada satu petugas yang akan memutuskan permintaan.
Ruang tanpa pengelola tidak muncul sebagai pilihan permintaan. Kombinasi ruang dan pengguna yang sama tidak boleh dibuat dua kali.
Ruang mempunyai pengelola yang dapat menerima dan memutuskan permintaan.
Ajukan penggunaan ruang
Buka Meeting Room Requests, pilih Room dan Related Meeting bila ada, lalu isi Title dan Purpose. Tambahkan sedikitnya satu Schedule Rule: One Time, Date Range, atau Weekly, tanggal mulai/selesai, hari untuk Weekly, Start Time, dan End Time.
Tanggal mulai tidak boleh sebelum hari ini, tanggal selesai tidak boleh sebelum tanggal mulai, dan End Time harus setelah Start Time. Beberapa aturan pada permintaan yang sama tidak boleh menghasilkan waktu yang saling bertabrakan.
Permintaan tersimpan dengan status Menunggu (Pending) dan pengelola menerima pemberitahuan.
Periksa benturan sebelum menyetujui
Pengelola membuka daftar Pending, membandingkan seluruh tanggal dan jam dengan penggunaan Approved, lalu memilih Approve atau Reject. Penolakan wajib mempunyai catatan.
Aplikasi menolak persetujuan jika salah satu waktu bertabrakan dengan permintaan Approved lain pada ruang yang sama. Hanya permintaan Pending yang dapat diputuskan.
Hanya satu penggunaan Approved yang menempati ruang pada waktu yang sama.
Catat hasil penggunaan ruang
Setelah waktu penggunaan berakhir, pengelola dapat menambahkan Post-use Note pada jadwal Approved. Periksa riwayat keputusan, pemohon, rapat terkait, seluruh kejadian waktu, dan catatan setelah penggunaan.
Post-use Note hanya dapat ditambahkan setelah waktu selesai. Ruang yang sudah mempunyai permintaan tidak dapat dihapus dari daftar.
Permintaan ruang mempunyai jejak pengajuan, keputusan, penggunaan, dan hasil.
Putuskan permintaan ruang tanpa menimbulkan benturan
Pemberi persetujuan membuka Meeting Room Requests berstatus Pending, memeriksa pemohon, ruang, tanggal, waktu, tujuan, dan penggunaan lain pada waktu yang sama, lalu memilih Approve atau Reject.
Hanya permintaan Pending yang dapat diputuskan. Sistem menolak persetujuan jika ruang bertabrakan dengan permintaan Approved lain. Pemohon tidak boleh menyetujui permintaannya sendiri kecuali mempunyai kewenangan terpisah yang memang diberikan sekolah.
Permintaan yang disetujui mempunyai ruang dan waktu yang tidak bertabrakan serta keputusan yang dapat ditelusuri.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- End Time harus setelah Start Time.
- Jadwal berulang wajib mempunyai tanggal selesai dan hari pilihan.
- Waktu dalam satu permintaan tidak boleh saling bertabrakan.
- Persetujuan ditolak bila bertabrakan dengan penggunaan Approved lain.
- Hanya Pending yang dapat diputuskan dan penolakan memerlukan catatan.