Merencanakan, Menjalankan, dan Mengevaluasi Kegiatan
Siapkan kategori lalu kelola kegiatan, peserta, susunan acara, panitia, dan evaluasi.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Mengelola rencana, persetujuan, peserta, panitia, susunan acara, anggaran, dokumen, dan evaluasi pada satu kegiatan.
Admin Kegiatan
Di Mana Memulainya
- Events
- Category
- Evaluations
Istilah yang Perlu Diketahui
- Planning — rencana masih dapat dilengkapi.
- Rundown — susunan kegiatan berdasarkan tanggal dan waktu.
- Planned Amount dan Actual Amount — biaya rencana dan biaya yang benar-benar digunakan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Merencanakan, Menjalankan, dan Mengevaluasi Kegiatan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Buat rencana kegiatan”, Buka Events, pilih Create, lalu isi School, Academic Year, Semester, Event Category, Title, Description, Objectives, Start Date, End Date, Start Time, End Time, Location, School Calendar Item, Approver Pegawai, dan kolom tambahan yang muncul. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Gunakan Discussion setelah kegiatan disimpan”, Buka Edit pada kegiatan yang sudah tersimpan, lalu pilih tab Discussion. Tulis pertanyaan, gunakan @ untuk menyebut pemberi persetujuan atau panitia yang tersedia, dan gunakan Reply untuk menanggapi topik tertentu. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Minta dan catat persetujuan kegiatan”, Lengkapi rencana, pemberi persetujuan, panitia, jadwal, dan anggaran. Pemberi persetujuan membuka kegiatan yang ditugaskan kepadanya, memeriksa proposal serta Discussion, lalu menggunakan tindakan Approve atau Reject dan menulis catatan keputusan. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Export / Download
Pada langkah “Catat evaluasi dan hasil akhir”, Buka Evaluations, pilih kegiatan, beri penilaian dan catatan sesuai formulir yang tersedia, lalu cocokkan realisasi anggaran, dokumen, peserta, dan hasil kegiatan. Unduh proposal bila dibutuhkan. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Approve / Setujui
Pada langkah “Siapkan kategori dan waktu kegiatan”, Buka Events → Category untuk memeriksa kategori yang tersedia. Pastikan School, Academic Year, Semester bila digunakan, kalender sekolah, pegawai penanggung jawab, dan pegawai pemberi persetujuan sudah benar. Pada langkah “Gunakan status sesuai tahap kegiatan”, Petugas yang berwenang memilih Approve saat rencana disetujui, lalu menjalankan kegiatan berstatus Disetujui (Approved) atau Active. Pilih Complete setelah pelaksanaan selesai, atau Cancel dengan catatan bila dibatalkan. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Minta dan catat persetujuan kegiatan”, Lengkapi rencana, pemberi persetujuan, panitia, jadwal, dan anggaran. Pemberi persetujuan membuka kegiatan yang ditugaskan kepadanya, memeriksa proposal serta Discussion, lalu menggunakan tindakan Approve atau Reject dan menulis catatan keputusan. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Status diubah melalui tindakan khusus, bukan dari formulir umum. Bagian peserta, panitia, anggaran, dan dokumen tersedia setelah kegiatan disimpan.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan kategori dan waktu kegiatan
Buka Events → Category untuk memeriksa kategori yang tersedia. Pastikan School, Academic Year, Semester bila digunakan, kalender sekolah, pegawai penanggung jawab, dan pegawai pemberi persetujuan sudah benar.
Kategori dan sekolah menentukan kolom tambahan yang muncul. Menghubungkan School Calendar membantu petugas melihat kegiatan pada kalender yang sama.
Data dasar kegiatan tersedia sebelum rencana dibuat.
Buat rencana kegiatan
Buka Events, pilih Create, lalu isi School, Academic Year, Semester, Event Category, Title, Description, Objectives, Start Date, End Date, Start Time, End Time, Location, School Calendar Item, Approver Pegawai, dan kolom tambahan yang muncul.
Title serta tanggal mulai dan selesai wajib diisi. End Date tidak boleh sebelum Start Date, dan End Time tidak boleh sebelum Start Time. Status awal dikendalikan aplikasi sebagai Planning.
Kegiatan tersimpan pada sekolah dan waktu yang benar dengan status Planning.
Lengkapi pelaksanaan kegiatan
Buka kegiatan yang sama dan gunakan bagian Registrations, Rundowns, Committees, Anggaran Items, Documents, serta Discussion sesuai kebutuhan. Tentukan akses panitia dengan hati-hati dan bandingkan Planned Amount dengan Actual Amount.
Bagian tambahan baru dapat digunakan setelah kegiatan tersimpan. Data peserta, susunan acara, panitia, anggaran, dan dokumen tidak perlu dibuat jika kegiatan tidak memerlukannya.
Seluruh persiapan kegiatan berada pada satu kegiatan utama dan tidak tersebar sebagai data ganda.
Gunakan status sesuai tahap kegiatan
Petugas yang berwenang memilih Approve saat rencana disetujui, lalu menjalankan kegiatan berstatus Disetujui (Approved) atau Active. Pilih Complete setelah pelaksanaan selesai, atau Cancel dengan catatan bila dibatalkan.
Status Completed dan Cancelled mengunci perubahan umum tertentu. Tindakan persetujuan dan bagian sensitif hanya tersedia kepada pengguna yang memenuhi aturan akses kegiatan.
Status menunjukkan apakah kegiatan masih direncanakan, disetujui, berjalan, selesai, atau dibatalkan.
Catat evaluasi dan hasil akhir
Buka Evaluations, pilih kegiatan, beri penilaian dan catatan sesuai formulir yang tersedia, lalu cocokkan realisasi anggaran, dokumen, peserta, dan hasil kegiatan. Unduh proposal bila dibutuhkan.
Evaluasi dilakukan setelah bukti pelaksanaan tersedia. Koreksi informasi pada kegiatan atau bagian asalnya, bukan pada ringkasan terpisah.
Kegiatan mempunyai bukti persiapan, pelaksanaan, biaya, dan evaluasi yang dapat ditinjau.
Gunakan Discussion setelah kegiatan disimpan
Buka Edit pada kegiatan yang sudah tersimpan, lalu pilih tab Discussion. Tulis pertanyaan, gunakan @ untuk menyebut pemberi persetujuan atau panitia yang tersedia, dan gunakan Reply untuk menanggapi topik tertentu.
Tab Discussion tidak digunakan pada formulir pembuatan karena kegiatan harus mempunyai data tersimpan lebih dahulu. Pemberi persetujuan dan panitia menjadi peserta percakapan otomatis; pengguna yang hanya mempunyai akses umum melihat kegiatan tidak otomatis menerima seluruh notifikasi percakapan.
Keputusan dan tindak lanjut kegiatan dibicarakan pada kegiatan yang benar dan penerima memperoleh notifikasi yang relevan.
Minta dan catat persetujuan kegiatan
Lengkapi rencana, pemberi persetujuan, panitia, jadwal, dan anggaran. Pemberi persetujuan membuka kegiatan yang ditugaskan kepadanya, memeriksa proposal serta Discussion, lalu menggunakan tindakan Approve atau Reject dan menulis catatan keputusan.
Hanya pemberi persetujuan yang ditetapkan atau pengguna berwenang dalam sekolah yang sama dapat mengambil keputusan. Status Approved menyimpan siapa dan kapan persetujuan diberikan; Rejected menyimpan alasan agar rencana dapat diperbaiki.
Status kegiatan dan catatan persetujuan sesuai dengan keputusan yang benar-benar diberikan.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- End Date dan End Time tidak boleh sebelum nilai mulai.
- Status awal adalah Planning.
- Approve, Complete, Cancel, dan bagian sensitif hanya tersedia bagi pengguna yang berwenang.
- Completed atau Cancelled membatasi perubahan umum tertentu.