Mencatat Perubahan dan Memeriksa Stok
Catat perubahan stok dan tinjau laporan inventaris.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Mencatat setiap barang masuk atau keluar, menjaga saldo tidak negatif, dan menelusuri hasilnya melalui laporan.
Petugas Inventaris
Di Mana Memulainya
- Stock Movements
- Reports
Istilah yang Perlu Diketahui
- Movement Type — alasan perubahan stok yang menentukan apakah saldo bertambah atau berkurang.
- Reference — nomor dokumen pembelian, peminjaman, pemakaian, atau rujukan lain.
- Low Stock — keadaan ketika saldo mencapai atau melewati batas minimum.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat Perubahan dan Memeriksa Stok
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Cocokkan barang dengan jumlah fisik”, Buka Inventory Management → Stock Movements. Sebelum memilih Create, periksa barang, satuan, saldo saat ini, dokumen sumber, unit kerja peminta, dan tanggal kejadian. Pada langkah “Periksa saldo dan riwayatnya”, Buka Inventory Reports, pilih Schools, Department, Movement Type, Recorded By, Item, Low Stock Threshold, serta rentang tanggal sesuai kebutuhan. Bandingkan ringkasan, riwayat perubahan, tren, rincian barang, dan peringatan stok rendah. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Search / Filter
Pada langkah “Ekspor hasil yang sudah diperiksa”, Setelah penyaring dan beberapa transaksi sumber cocok, gunakan ekspor yang tersedia lalu periksa nama sekolah, periode, barang, dan jumlah pada berkas hasil. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Setiap perubahan saldo harus mempunyai jenis transaksi dan barang yang jelas. Tanggal kosong memakai tanggal hari ini.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Cocokkan barang dengan jumlah fisik
Buka Inventory Management → Stock Movements. Sebelum memilih Create, periksa barang, satuan, saldo saat ini, dokumen sumber, unit kerja peminta, dan tanggal kejadian.
Pemeriksaan awal mencegah penerimaan atau pengeluaran dicatat pada barang dengan nama mirip atau pada sekolah yang salah.
Barang dan saldo awal yang akan berubah sudah dipastikan.
Catat penerimaan atau pengeluaran barang
Pilih School dan Movement Type. Gunakan jenis masuk untuk pembelian, donasi, barang kembali, atau penyesuaian masuk; gunakan jenis keluar untuk pemakaian, peminjaman, kerusakan, penjualan, kehilangan, atau penyesuaian keluar. Isi tanggal, referensi, unit kerja peminta, pegawai terkait, dan catatan bila diperlukan.
Movement Type menentukan apakah jumlah menambah atau mengurangi saldo. Jika Movement Date dikosongkan, aplikasi menggunakan tanggal hari ini.
Header transaksi menjelaskan alasan, tanggal, dan pihak yang berkaitan dengan perubahan saldo.
Masukkan barang, jumlah, dan harga
Tambahkan sedikitnya satu baris, pilih Item, isi Quantity sekurang-kurangnya 1, lalu periksa Unit Price yang diambil dari harga bawaan barang. Saat mengedit, halaman hanya menerima satu baris barang.
Daftar Item mengikuti akses tulis pengguna. Untuk transaksi keluar, aplikasi menolak jumlah yang melebihi stok yang tersedia.
Transaksi tersimpan tanpa membuat saldo barang menjadi negatif.
Periksa saldo dan riwayatnya
Buka Inventory Reports, pilih Schools, Department, Movement Type, Recorded By, Item, Low Stock Threshold, serta rentang tanggal sesuai kebutuhan. Bandingkan ringkasan, riwayat perubahan, tren, rincian barang, dan peringatan stok rendah.
Peringatan menggunakan Minimum Stock pada barang; bila kosong, laporan memakai batas umum yang dipilih. Selisih harus ditelusuri ke transaksi sumber sebelum membuat penyesuaian.
Saldo terbaru dapat dijelaskan dari seluruh penerimaan dan pengeluaran.
Ekspor hasil yang sudah diperiksa
Setelah penyaring dan beberapa transaksi sumber cocok, gunakan ekspor yang tersedia lalu periksa nama sekolah, periode, barang, dan jumlah pada berkas hasil.
Berkas inventaris dapat memuat harga, lokasi, dan jumlah aset. Bagikan hanya kepada petugas yang memerlukannya.
Berkas laporan sama dengan penyaring dan saldo yang tampil di aplikasi.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Quantity wajib sekurang-kurangnya 1.
- Pengeluaran yang melebihi saldo tersedia ditolak.
- Saat mengedit, transaksi hanya menerima satu baris barang.
- Barang di luar akses tulis pengguna tidak tersedia sebagai pilihan.