Menyiapkan Barang dan Akses Inventaris
Buat departemen, unit, kategori, item, dan pengaturan akses.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini wajib diselesaikan untuk menjalankan alur yang bergantung padanya.
Tidak ada tutorial lain yang wajib dibuka lebih dahulu. Pastikan akun, sekolah, dan periode yang tampil sudah benar.
Menyiapkan pengelompokan, satuan, barang, saldo awal, dan akses petugas sebelum transaksi inventaris dicatat.
Admin Inventaris
Di Mana Memulainya
- Inventory Management
- Departments
- Units
- Categories
- Items
- Access Control
Istilah yang Perlu Diketahui
- Item — barang inventaris yang saldonya dipantau.
- Minimum Stock — batas jumlah yang memicu peringatan stok rendah.
- View & Create — akses untuk melihat serta menambahkan data pada bagian yang diberikan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menyiapkan Barang dan Akses Inventaris
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Daftarkan barang inventaris”, Buka Items, pilih Create, lalu tentukan School, Name, Code, Item Type, Department, Item Category, Unit, dan Default Price. Isi merek, model, nomor seri, lokasi, serta Minimum Stock bila informasi tersebut digunakan sekolah. Pada langkah “Berikan akses kepada petugas yang tepat”, Buka Access Control, pilih School dan User, lalu pilih Departments atau Item Categories yang boleh dibuka. Pilih View untuk melihat saja atau View & Create bila pengguna juga boleh mencatat data baru. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Lihat / Preview
Pada langkah “Berikan akses kepada petugas yang tepat”, Buka Access Control, pilih School dan User, lalu pilih Departments atau Item Categories yang boleh dibuka. Pilih View untuk melihat saja atau View & Create bila pengguna juga boleh mencatat data baru. Membuka rincian tanpa langsung mengubah data. Gunakan untuk memastikan data yang dipilih sudah benar.
Batas akses: Tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses melihat.Search / Filter
Pada langkah “Uji barang pada halaman transaksi”, Buka Stock Movements menggunakan akun uji, pilih sekolah dan jenis transaksi, lalu cari barang yang baru dibuat. Periksa nama, kode, satuan, harga awal, serta aksesnya sebelum membatalkan data uji. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Item Type, Department, Category, dan Unit menentukan cara barang dikelompokkan serta siapa yang dapat menggunakannya.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan pengelompokan inventaris
Buka Inventory Management. Pastikan Department untuk unit pemilik, Unit untuk satuan barang, dan Item Categories untuk kelompok barang sudah tersedia pada sekolah yang benar.
Department membantu membatasi siapa yang dapat melihat atau mencatat inventaris. Unit menjelaskan cara jumlah dihitung, misalnya unit, kotak, atau meter.
Kelompok dan satuan yang diperlukan tersedia tanpa data ganda.
Daftarkan barang inventaris
Buka Items, pilih Create, lalu tentukan School, Name, Code, Item Type, Department, Item Category, Unit, dan Default Price. Isi merek, model, nomor seri, lokasi, serta Minimum Stock bila informasi tersebut digunakan sekolah.
Name dan Code wajib diisi; Code paling banyak 100 karakter. Category harus berasal dari Department yang dipilih dan Unit harus berasal dari sekolah yang sama.
Barang tersimpan pada sekolah, unit kerja, kategori, dan satuan yang benar.
Catat jumlah awal saat barang dibuat
Jika barang sudah tersedia ketika didaftarkan, isi Initial Stock Date, Initial Stock Quantity, dan Initial Stock Remarks. Kosongkan jumlah awal bila stok akan diterima melalui transaksi berikutnya.
Isian jumlah awal hanya muncul ketika barang dibuat. Nilai lebih dari nol membentuk pencatatan penambahan awal sehingga saldo mempunyai asal yang dapat ditelusuri.
Saldo awal barang sesuai dengan hasil pemeriksaan fisik dan mempunyai tanggal serta catatan.
Berikan akses kepada petugas yang tepat
Buka Access Control, pilih School dan User, lalu pilih Departments atau Item Categories yang boleh dibuka. Pilih View untuk melihat saja atau View & Create bila pengguna juga boleh mencatat data baru.
Pengguna harus terkait dengan sekolah yang dipilih. Berikan hanya bagian inventaris yang menjadi tugasnya agar data unit lain tidak terbuka tanpa kebutuhan.
Akun uji hanya melihat kategori atau unit kerja yang diberikan dan hanya memperoleh tindakan yang sesuai.
Uji barang pada halaman transaksi
Buka Stock Movements menggunakan akun uji, pilih sekolah dan jenis transaksi, lalu cari barang yang baru dibuat. Periksa nama, kode, satuan, harga awal, serta aksesnya sebelum membatalkan data uji.
Barang yang tidak muncul biasanya terkait sekolah, Department, Category, status, atau akses pengguna yang belum sesuai.
Barang siap digunakan dan petugas yang berwenang dapat memilihnya.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Name dan Code wajib diisi; Code paling banyak 100 karakter.
- Category harus berada pada Department yang dipilih dan Unit harus berada pada sekolah yang sama.
- Initial Stock hanya tersedia ketika Item dibuat.
- Category Access hanya dapat diberikan kepada pengguna yang terkait dengan sekolah tersebut.