Mengajukan dan Menyelesaikan Pemeliharaan
Siapkan kategori/akses lalu proses permintaan pemeliharaan sampai selesai.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Mengatur jenis pekerjaan dan petugas, lalu memproses permintaan perbaikan sampai hasilnya tercatat.
Petugas Pemeliharaan
Di Mana Memulainya
- Maintenance
- Maintenance Categories
- Category Access
- Maintenance Requests
Istilah yang Perlu Diketahui
- Receive — menerima permintaan pada kategori.
- Assign — menentukan pelaksana pekerjaan.
- Handle — menjalankan pekerjaan yang ditugaskan.
- On Hold — pekerjaan dihentikan sementara dengan alasan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mengajukan dan Menyelesaikan Pemeliharaan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Siapkan jenis pekerjaan pemeliharaan”, Buka Maintenance → Maintenance Categories, pilih Create, lalu isi School, Name, Code, Sort Order, status Active, dan Description. Gunakan kategori yang mudah dikenali, misalnya Perbaikan Listrik atau Perawatan Komputer. Pada langkah “Kirim permintaan dengan informasi yang lengkap”, Buka Maintenance Requests, pilih Create, lalu tentukan Category, Priority, Title, Description, Location, dan Desired Completion Date bila ada. Jelaskan masalah dan lokasi secara khusus agar petugas tidak perlu menebak. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Periksa persetujuan sebelum pekerjaan dimulai”, Pada Maintenance Requests, buka permintaan berstatus menunggu persetujuan. Pemberi persetujuan memeriksa barang atau lokasi, kategori, prioritas, uraian kerusakan, tanggal yang diminta, dan perkiraan biaya sebelum memilih Approve atau Reject. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Approve / Setujui
Pada langkah “Proses status sesuai keadaan pekerjaan”, Petugas berwenang memeriksa permintaan, lalu memilih Approve atau Reject; penolakan wajib disertai catatan. Setelah disetujui, pilih pelaksana yang mempunyai kemampuan Handle, mulai pekerjaan, gunakan Hold dengan catatan bila tertunda, Resume saat dilanjutkan, dan Complete dengan Resolution Notes saat selesai. Pada langkah “Periksa persetujuan sebelum pekerjaan dimulai”, Pada Maintenance Requests, buka permintaan berstatus menunggu persetujuan. Pemberi persetujuan memeriksa barang atau lokasi, kategori, prioritas, uraian kerusakan, tanggal yang diminta, dan perkiraan biaya sebelum memilih Approve atau Reject. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Proses status sesuai keadaan pekerjaan”, Petugas berwenang memeriksa permintaan, lalu memilih Approve atau Reject; penolakan wajib disertai catatan. Setelah disetujui, pilih pelaksana yang mempunyai kemampuan Handle, mulai pekerjaan, gunakan Hold dengan catatan bila tertunda, Resume saat dilanjutkan, dan Complete dengan Resolution Notes saat selesai. Pada langkah “Periksa persetujuan sebelum pekerjaan dimulai”, Pada Maintenance Requests, buka permintaan berstatus menunggu persetujuan. Pemberi persetujuan memeriksa barang atau lokasi, kategori, prioritas, uraian kerusakan, tanggal yang diminta, dan perkiraan biaya sebelum memilih Approve atau Reject. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Disarankan: pisahkan kemampuan Receive, Assign, dan Handle sesuai tanggung jawab agar permintaan tidak dapat diambil atau ditutup oleh pihak yang salah.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan jenis pekerjaan pemeliharaan
Buka Maintenance → Maintenance Categories, pilih Create, lalu isi School, Name, Code, Sort Order, status Active, dan Description. Gunakan kategori yang mudah dikenali, misalnya Perbaikan Listrik atau Perawatan Komputer.
Kategori aktif hanya dapat dipilih pada permintaan jika sedikitnya ada penerima yang efektif untuk kategori tersebut.
Kategori pekerjaan aktif tersedia dan mempunyai tujuan yang jelas.
Tentukan penerima dan pelaksana
Buka Category Access, pilih kategori, lalu pada Subject Type pilih Department, Peran Pengguna, atau User dan tentukan pihak yang sesuai. Aktifkan kemampuan melihat, menerima, menugaskan, atau menangani sesuai tanggung jawabnya.
Kombinasi kategori, jenis pihak, dan pihak yang sama tidak boleh dibuat dua kali. Kemampuan Receive menentukan penerima permintaan; Handle menentukan siapa yang dapat menjadi pelaksana.
Permintaan dapat diarahkan kepada petugas yang benar tanpa membuka semua kategori.
Kirim permintaan dengan informasi yang lengkap
Buka Maintenance Requests, pilih Create, lalu tentukan Category, Priority, Title, Description, Location, dan Desired Completion Date bila ada. Jelaskan masalah dan lokasi secara khusus agar petugas tidak perlu menebak.
Title dan Description wajib diisi. Tanggal yang diinginkan tidak boleh lebih awal dari hari ini.
Permintaan tersimpan dan dapat dilihat oleh penerima kategori.
Proses status sesuai keadaan pekerjaan
Petugas berwenang memeriksa permintaan, lalu memilih Approve atau Reject; penolakan wajib disertai catatan. Setelah disetujui, pilih pelaksana yang mempunyai kemampuan Handle, mulai pekerjaan, gunakan Hold dengan catatan bila tertunda, Resume saat dilanjutkan, dan Complete dengan Resolution Notes saat selesai.
Tombol hanya muncul sesuai status, kemampuan kategori, dan izin pengguna. Cancel memerlukan alasan agar penghentian pekerjaan dapat dipahami.
Status menunjukkan apakah permintaan menunggu, ditugaskan, dikerjakan, ditahan, selesai, ditolak, atau dibatalkan.
Pastikan hasil dan penanggung jawab tercatat
Buka kembali permintaan, periksa kategori, prioritas, lokasi, pelaksana, perubahan status, catatan penundaan, dan hasil penyelesaian. Hubungi pemohon bila hasil perlu dikonfirmasi.
Jangan menandai Complete sebelum hasil pekerjaan dan Resolution Notes benar-benar menjelaskan tindakan yang dilakukan.
Permintaan selesai dengan jejak penugasan dan penyelesaian yang dapat diperiksa.
Periksa persetujuan sebelum pekerjaan dimulai
Pada Maintenance Requests, buka permintaan berstatus menunggu persetujuan. Pemberi persetujuan memeriksa barang atau lokasi, kategori, prioritas, uraian kerusakan, tanggal yang diminta, dan perkiraan biaya sebelum memilih Approve atau Reject.
Izin Approve berbeda dari izin Assign dan Handle. Petugas yang boleh menyetujui belum tentu menjadi pelaksana. Setelah disetujui, petugas berwenang menugaskan teknisi dan memperbarui pekerjaan sampai selesai.
Permintaan yang disetujui mempunyai keputusan, petugas, dan riwayat status yang jelas.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Kategori tidak dapat dipilih jika tidak mempunyai penerima efektif.
- Title dan Description wajib diisi; Desired Completion Date tidak boleh sebelum hari ini.
- Reject dan Hold memerlukan catatan, Complete memerlukan Resolution Notes, dan Cancel memerlukan alasan.
- Tindakan hanya muncul pada status serta pengguna yang memenuhi aturan.