Mencatat Kegiatan, Kehadiran, dan Izin Asrama
Susun jadwal lalu catat kehadiran dan izin keluar.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Menjadwalkan kegiatan, mencatat satu keadaan kehadiran per penghuni, dan mengelola izin keluar.
Wali Asrama
Di Mana Memulainya
- Operations
- Activity Schedules
- Attendance
- Leave Permits
Istilah yang Perlu Diketahui
- Activity Schedule — jadwal kegiatan asrama yang dapat dipakai berulang.
- Attendance Session — satu pemeriksaan kehadiran pada tanggal dan waktu tertentu.
- Permitted — tidak hadir karena mempunyai izin yang sah.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat Kegiatan, Kehadiran, dan Izin Asrama
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Susun jadwal kegiatan asrama”, Buka Operations → Activity Schedules, pilih Building dan Academic Year, lalu isi Activity Name, Schedule Type, Day of Week untuk jadwal mingguan, Start Time, End Time, Location, Sort Order, dan Active. Pada langkah “Buat sesi kehadiran”, Buka Attendance, pilih Create, lalu tentukan Building, Activity Schedule bila sesuai, Attendance Date, Session Type, Session Time, Title, dan Notes. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Edit / Ubah
Pada langkah “Catat keadaan setiap penghuni”, Buka Manage Attendance Records pada sesi, pilih penghuni aktif, lalu tentukan Present, Absent, Sick, Permitted, atau Late dan tambahkan Notes bila perlu. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Catat keadaan setiap penghuni”, Buka Manage Attendance Records pada sesi, pilih penghuni aktif, lalu tentukan Present, Absent, Sick, Permitted, atau Late dan tambahkan Notes bila perlu. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Approve / Setujui
Pada langkah “Catat izin keluar asrama”, Buka Leave Permits, pilih penghuni aktif, Leave Date, Return Date, Destination, Accompanier, Contact Person, Contact Phone, Reason, Status, Approval Notes, dan Notes. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Sesi kehadiran dapat memakai jadwal kegiatan atau dibuat untuk pemeriksaan lain. Cocokkan status Permitted dengan Leave Permit yang berlaku.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Susun jadwal kegiatan asrama
Buka Operations → Activity Schedules, pilih Building dan Academic Year, lalu isi Activity Name, Schedule Type, Day of Week untuk jadwal mingguan, Start Time, End Time, Location, Sort Order, dan Active.
Jadwal aktif menjadi pilihan ketika petugas membuat sesi kehadiran. Gunakan nama kegiatan dan waktu yang mudah dikenali oleh wali asrama.
Kegiatan asrama tersedia pada bangunan dan tahun ajaran yang benar.
Buat sesi kehadiran
Buka Attendance, pilih Create, lalu tentukan Building, Activity Schedule bila sesuai, Attendance Date, Session Type, Session Time, Title, dan Notes.
Satu sesi mewakili pemeriksaan kehadiran pada bangunan dan waktu tertentu. Jadwal kegiatan bersifat opsional jika pemeriksaan tidak terkait kegiatan terjadwal.
Sesi kehadiran siap diisi untuk penghuni aktif bangunan tersebut.
Catat keadaan setiap penghuni
Buka Manage Attendance Records pada sesi, pilih penghuni aktif, lalu tentukan Present, Absent, Sick, Permitted, atau Late dan tambahkan Notes bila perlu.
Daftar hanya menerima penghuni aktif dari bangunan sesi. Menyimpan murid yang sama lagi pada sesi tersebut memperbarui keadaan sebelumnya, bukan membuat baris ganda.
Setiap penghuni mempunyai satu keadaan kehadiran yang benar pada sesi tersebut.
Catat izin keluar asrama
Buka Leave Permits, pilih penghuni aktif, Leave Date, Return Date, Destination, Accompanier, Contact Person, Contact Phone, Reason, Status, Approval Notes, dan Notes.
Return Date tidak boleh sebelum Leave Date. Status dan catatan persetujuan harus mengikuti keputusan petugas, bukan hanya rencana pemohon.
Izin menunjukkan tujuan, masa keluar, kontak, dan hasil persetujuan.
Cocokkan kehadiran dengan izin
Periksa sesi kehadiran, daftar penghuni, dan Leave Permits pada tanggal yang sama. Gunakan Permitted hanya jika izin yang berlaku dapat ditemukan; tindak lanjuti Absent atau Late sesuai aturan sekolah.
Perbedaan antara kehadiran dan izin harus diperbaiki pada data sumber yang salah, bukan dengan membuat sesi tambahan.
Kegiatan harian, kehadiran, dan izin keluar saling mendukung dan mudah ditelusuri.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Hanya penghuni aktif dari bangunan sesi yang dapat dicatat.
- Murid yang sama hanya mempunyai satu keadaan pada satu sesi.
- Return Date izin tidak boleh sebelum Leave Date.
- Status izin harus mengikuti keputusan petugas.