Menangani Keluhan dan Pelanggaran Asrama
Catat keluhan atau pelanggaran dan tindak lanjut secara berizin.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini opsional; gunakan jika kebutuhan atau kebijakan sekolah Anda memerlukannya.
Mencatat fakta, menentukan penanggung jawab, membatasi informasi, dan menyelesaikan kasus dengan tindak lanjut yang jelas.
Wali Asrama & Admin Asrama
Di Mana Memulainya
- Discipline
- Complaints
- Violations
Istilah yang Perlu Diketahui
- Severity — tingkat keparahan pelanggaran menurut kebijakan sekolah.
- Point Deduction — pengurangan poin yang telah disetujui.
- Resolution Notes — catatan tindakan dan hasil penyelesaian keluhan.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Menangani Keluhan dan Pelanggaran Asrama
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Catat pelanggaran berdasarkan fakta”, Buka Violations, pilih penghuni aktif, lalu isi Violation Date, Category, Severity, Point Deduction, Description, Parent Notified, Parent Notified At, dan Follow Up. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Delete / Hapus
Pada langkah “Batasi informasi kasus”, Pastikan hanya wali asrama atau Admin yang bertanggung jawab yang dapat membuka, mengubah, atau menghapus kasus. Sampaikan informasi kepada wali murid hanya melalui saluran yang disetujui. Menghapus data sesuai dampak yang dijelaskan pada dialog konfirmasi. Jangan gunakan untuk sekadar menyembunyikan data.
Batas akses: Biasanya dibatasi pada pemilik atau pengelola dan dapat memerlukan kata konfirmasi.Search / Filter
Pada langkah “Tutup kasus setelah hasil diperiksa”, Cari kasus berdasarkan penghuni, tanggal, prioritas, tingkat keparahan, atau status. Cocokkan petugas, pemberitahuan orang tua, tindak lanjut, waktu selesai, dan catatan hasil. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Complaint digunakan untuk masalah layanan atau keselamatan; Violation digunakan untuk pelanggaran aturan seorang penghuni.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Bedakan keluhan dan pelanggaran
Gunakan Complaints untuk masalah layanan, fasilitas, keselamatan, atau hubungan antar penghuni. Gunakan Violations ketika ada pelanggaran aturan yang perlu dicatat untuk seorang penghuni.
Pemilihan halaman yang tepat mencegah keluhan umum dianggap sebagai pelanggaran murid atau sebaliknya.
Petugas membuka jenis kasus yang sesuai dengan kejadian.
Catat keluhan dan penanggung jawabnya
Buka Complaints, pilih penghuni aktif, isi Subject, Description, Category, Priority, Status, Assigned To, Resolved At, dan Resolution Notes sesuai perkembangan penanganan.
Subject, Description, Category, Priority, dan Status wajib diisi. Isi Resolved At serta Resolution Notes hanya setelah tindakan benar-benar selesai.
Keluhan mempunyai tingkat perhatian, petugas, keadaan, dan hasil penanganan yang jelas.
Catat pelanggaran berdasarkan fakta
Buka Violations, pilih penghuni aktif, lalu isi Violation Date, Category, Severity, Point Deduction, Description, Parent Notified, Parent Notified At, dan Follow Up.
Tingkat keparahan dan pengurangan poin harus mengikuti kebijakan sekolah. Catat fakta, saksi, atau bukti pada deskripsi dan tindak lanjut tanpa menambahkan dugaan.
Pelanggaran terkait dengan penghuni, tanggal, keputusan, dan tindak lanjut yang benar.
Batasi informasi kasus
Pastikan hanya wali asrama atau Admin yang bertanggung jawab yang dapat membuka, mengubah, atau menghapus kasus. Sampaikan informasi kepada wali murid hanya melalui saluran yang disetujui.
Keluhan dan pelanggaran dapat memuat informasi pribadi atau keselamatan. Akses teknis tidak otomatis berarti semua rincian boleh dibagikan.
Informasi kasus hanya tersedia bagi pihak yang mempunyai kebutuhan tugas.
Tutup kasus setelah hasil diperiksa
Cari kasus berdasarkan penghuni, tanggal, prioritas, tingkat keparahan, atau status. Cocokkan petugas, pemberitahuan orang tua, tindak lanjut, waktu selesai, dan catatan hasil.
Kasus berulang perlu dilihat bersama riwayat lama untuk pencegahan, tetapi setiap kejadian tetap dicatat secara terpisah.
Kasus selesai dengan riwayat keputusan dan tindakan yang dapat dipahami.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Keluhan wajib mempunyai Subject, Description, Category, Priority, dan Status.
- Pelanggaran wajib mempunyai penghuni dan Severity.
- Resolved At serta Resolution Notes hanya diisi setelah tindakan selesai.
- Informasi kasus tidak boleh dibagikan di luar pihak yang menangani.