Memproses Permohonan Surat dan Mencatat Tamu
Kelola permintaan pegawai serta kunjungan eksternal.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini opsional; gunakan jika kebutuhan atau kebijakan sekolah Anda memerlukannya.
Mendampingi permohonan surat pegawai dari pengajuan sampai dokumen siap, sekaligus mencatat kunjungan eksternal.
Petugas Administrasi & Petugas Penerima Tamu
Di Mana Memulainya
- Letter Requests
- Visitor Book
Istilah yang Perlu Diketahui
- Pending Supervisor — permohonan masih menunggu keputusan atasan.
- Mark Ready — penanda bahwa surat sudah selesai dan dapat diberikan kepada pemohon.
- Check-out Time — waktu tamu meninggalkan sekolah.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Memproses Permohonan Surat dan Mencatat Tamu
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Ajukan surat dengan tujuan yang jelas”, Buka Employee Letter Requests, pilih Create, lalu isi Recipient, Letter Date, Purpose, dan Additional Information. Jika surat berkaitan dengan kegiatan, isi Event Date, Event Time, Event Place, Audience Details, jumlah murid dan guru, serta Contact Person. Pada langkah “Proses persetujuan dan pembuatan surat”, Atasan memilih Approve atau Reject dan menambahkan Decision Note bila perlu. Setelah disetujui, aplikasi otomatis membuat Outgoing Letter. Petugas kemudian memilih Mark Processing dan Mark Ready, mengunggah PDF atau gambar maksimal 10 MB, serta menulis Ready Note. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Export / Download
Pada langkah “Proses persetujuan dan pembuatan surat”, Atasan memilih Approve atau Reject dan menambahkan Decision Note bila perlu. Setelah disetujui, aplikasi otomatis membuat Outgoing Letter. Petugas kemudian memilih Mark Processing dan Mark Ready, mengunggah PDF atau gambar maksimal 10 MB, serta menulis Ready Note. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Approve / Setujui
Pada langkah “Pastikan pegawai dapat mengajukan surat”, Untuk permohonan mandiri, pastikan akun pengguna sudah tertaut ke data Pegawai dan hubungan atasan aktif sudah benar. Petugas tata usaha juga memerlukan akses untuk memproses surat keluar. Pada langkah “Proses persetujuan dan pembuatan surat”, Atasan memilih Approve atau Reject dan menambahkan Decision Note bila perlu. Setelah disetujui, aplikasi otomatis membuat Outgoing Letter. Petugas kemudian memilih Mark Processing dan Mark Ready, mengunggah PDF atau gambar maksimal 10 MB, serta menulis Ready Note. Menyetujui data setelah isi, pihak, tanggal, dan dampaknya diperiksa.
Batas akses: Hanya pengguna yang menjadi pemberi persetujuan pada tahap tersebut yang dapat menjalankannya.Reject / Tolak
Pada langkah “Proses persetujuan dan pembuatan surat”, Atasan memilih Approve atau Reject dan menambahkan Decision Note bila perlu. Setelah disetujui, aplikasi otomatis membuat Outgoing Letter. Petugas kemudian memilih Mark Processing dan Mark Ready, mengunggah PDF atau gambar maksimal 10 MB, serta menulis Ready Note. Pada langkah “Ikuti alur persetujuan surat pegawai”, Pegawai mengirim permohonan hingga berstatus Pending Supervisor. Atasan aktif membuka pemberitahuan, memeriksa jenis surat, tujuan, keterangan, dan lampiran, lalu memilih Approve atau Reject serta menulis alasan bila ditolak. Menolak proses yang tidak dapat disetujui dan mencatat alasan yang membantu pengaju memperbaikinya.
Batas akses: Gunakan alasan yang faktual dan tidak memuat informasi sensitif yang tidak diperlukan.Search / Filter
Pada langkah “Tutup pekerjaan pada data yang sama”, Cari permohonan atau kunjungan berdasarkan nama, tanggal, status, atau tujuan. Pastikan dokumen Ready dapat dibuka oleh penerima yang tepat dan Check-out Time sudah diisi untuk tamu yang pulang. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Persetujuan atasan otomatis membuat Outgoing Letter; cara menyiapkan nomor dan surat dijelaskan pada tutorial persuratan.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Pastikan pegawai dapat mengajukan surat
Untuk permohonan mandiri, pastikan akun pengguna sudah tertaut ke data Pegawai dan hubungan atasan aktif sudah benar. Petugas tata usaha juga memerlukan akses untuk memproses surat keluar.
Atasan aktif menentukan siapa yang menerima keputusan. Tanpa akun yang tertaut atau hubungan atasan, permohonan mandiri tidak dapat mengikuti proses persetujuan yang benar.
Pemohon, atasan, sekolah, dan petugas pemroses sudah tersedia.
Ajukan surat dengan tujuan yang jelas
Buka Employee Letter Requests, pilih Create, lalu isi Recipient, Letter Date, Purpose, dan Additional Information. Jika surat berkaitan dengan kegiatan, isi Event Date, Event Time, Event Place, Audience Details, jumlah murid dan guru, serta Contact Person.
Pegawai yang mengajukan sendiri tidak dapat mengganti Pegawai. Detail permohonan hanya dapat diubah oleh pegawai selama masih menunggu keputusan atasan, kecuali petugas administrasi mempunyai akses lebih luas.
Permohonan tersimpan dengan status Menunggu (Pending) Supervisor dan atasan menerima pemberitahuan.
Proses persetujuan dan pembuatan surat
Atasan memilih Approve atau Reject dan menambahkan Decision Note bila perlu. Setelah disetujui, aplikasi otomatis membuat Outgoing Letter. Petugas kemudian memilih Mark Processing dan Mark Ready, mengunggah PDF atau gambar maksimal 10 MB, serta menulis Ready Note.
Hanya atasan aktif pemohon yang dapat memberi keputusan. Mark Processing dan Mark Ready hanya tersedia bagi petugas yang berwenang; status Ready juga menyelesaikan surat keluar yang terhubung.
Pegawai dapat melihat apakah permohonan menunggu, disetujui, ditolak, diproses, atau siap diambil.
Catat tamu saat datang dan pulang
Buka Buku Tamu (menu Visitors), pilih Create, lalu isi School, Academic Year, Visit Date, Check-in Time, nama tamu, Phone, Institution bila ada, Purpose, dan pegawai yang ditemui. Isi Check-out Time ketika tamu meninggalkan sekolah.
Tanggal, waktu datang, nama, telepon, dan tujuan wajib dicatat. Pegawai yang ditemui hanya tersedia dari sekolah yang dipilih.
Kunjungan mempunyai identitas, tujuan, waktu masuk, pihak yang ditemui, dan waktu keluar.
Tutup pekerjaan pada data yang sama
Cari permohonan atau kunjungan berdasarkan nama, tanggal, status, atau tujuan. Pastikan dokumen Ready dapat dibuka oleh penerima yang tepat dan Check-out Time sudah diisi untuk tamu yang pulang.
Jangan mencatat informasi identitas yang tidak diperlukan. Lampiran surat dan data kontak hanya dibagikan kepada pihak berwenang.
Permohonan surat dan kunjungan selesai dengan riwayat yang mudah dipahami.
Ikuti alur persetujuan surat pegawai
Pegawai mengirim permohonan hingga berstatus Pending Supervisor. Atasan aktif membuka pemberitahuan, memeriksa jenis surat, tujuan, keterangan, dan lampiran, lalu memilih Approve atau Reject serta menulis alasan bila ditolak.
Approve otomatis membuat Outgoing Letter agar petugas tata usaha dapat memproses dokumen. Setelah itu petugas menggunakan Mark Processing dan Mark Ready. Pemohon tidak dapat memutuskan permintaannya sendiri dan hanya dapat mengubahnya selama masih menunggu atasan.
Permohonan mempunyai keputusan atasan, surat keluar terkait, dan status pengerjaan yang dapat dipantau pemohon.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Pegawai mandiri hanya dapat mengubah permohonannya ketika masih Pending Supervisor.
- Hanya atasan aktif yang dapat menyetujui atau menolak.
- Mark Processing dan Mark Ready memerlukan akses petugas.
- Lampiran siap diambil maksimal 10 MB berupa PDF atau gambar.
- Tanggal, waktu datang, nama, telepon, dan tujuan tamu wajib diisi.