Mencatat dan Menindaklanjuti Persuratan
Buat kategori dan urutan penomoran sebelum mencatat surat masuk/keluar.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Menyiapkan kategori dan nomor, lalu mencatat surat masuk atau keluar beserta dokumen serta tindak lanjutnya.
Petugas Administrasi
Di Mana Memulainya
- Correspondence
- Incoming Letters
- Outgoing Letters
- Letter Categories
- Document Numbering
Istilah yang Perlu Diketahui
- Agenda Number — nomor urut internal untuk menelusuri surat.
- Letter Number — nomor yang tertulis pada dokumen surat.
- Format Pattern — susunan nomor otomatis menggunakan penanda tahun, bulan, arah, awalan, dan nomor urut.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat dan Menindaklanjuti Persuratan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Siapkan kategori surat”, Buka Communications → Correspondence → Letter Categories, pilih Create, lalu tentukan School, Name, Sort Order, Description, dan status Active. Pada langkah “Catat surat masuk atau surat keluar”, Buka Incoming Letters atau Outgoing Letters, pilih Create, lalu isi School, Agenda Number bila tidak ingin dibuat otomatis, Letter Number, Subject, Sender atau Recipient, Letter Date, Date Received atau Date Sent, Category, Priority, dan Status. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Export / Download
Pada langkah “Tambahkan dokumen dan tindak lanjut”, Unggah lampiran PDF atau gambar maksimal 10 MB bila ada, lalu isi Notes. Pilih Assign to Pegawai, Follow-up Due Date, Related Letter, Linked Pegawai, atau Linked Murid hanya jika hubungan tersebut membantu tindak lanjut. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Import / Unggah
Pada langkah “Tambahkan dokumen dan tindak lanjut”, Unggah lampiran PDF atau gambar maksimal 10 MB bila ada, lalu isi Notes. Pilih Assign to Pegawai, Follow-up Due Date, Related Letter, Linked Pegawai, atau Linked Murid hanya jika hubungan tersebut membantu tindak lanjut. Memasukkan banyak data dari berkas sesuai templat. Periksa hasil validasi sebelum menerapkan perubahan.
Batas akses: Gunakan berkas fiktif saat latihan dan jangan unggah data sensitif ke lingkungan yang salah.Search / Filter
Pada langkah “Periksa nomor, status, dan hubungan surat”, Cari surat berdasarkan agenda, nomor, perihal, atau pihak. Periksa status Menunggu (Pending), In Progress, Completed, atau Archived serta surat balasan dan dokumen yang terhubung. Mempersempit daftar tanpa mengubah data. Kosongkan penyaring jika data yang dicari tidak terlihat.
Batas akses: Hasil tetap dibatasi oleh sekolah, peran, periode, dan izin pengguna.Agenda Number dapat dibuat otomatis ketika dikosongkan. Letter Number tetap digunakan untuk nomor yang tercantum pada surat asal.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan kategori surat
Buka Communications → Correspondence → Letter Categories, pilih Create, lalu tentukan School, Name, Sort Order, Description, dan status Active.
Kategori membantu petugas mencari serta melaporkan surat. Hanya kategori aktif dari sekolah yang dipilih yang tersedia pada formulir surat.
Kategori surat tersedia tanpa nama ganda yang membingungkan.
Atur penomoran surat
Buka Document Numbering, pilih School, arah Incoming atau Outgoing, Year, Format Pattern, Number Padding Width, Last Issued Number, dan Reset Period. Isi Prefix atau Direction Code bila dipakai dalam pola.
Format dapat memakai {NUMBER}, {YEAR}, {YEAR2}, {MONTH}, {MONTH-ROMAN}, {PREFIX}, dan {DIRECTION}. Jangan mengubah Last Issued Number tanpa memeriksa nomor yang sudah terbit.
Contoh nomor berikutnya sesuai format dan tidak mengulang nomor lama.
Catat surat masuk atau surat keluar
Buka Incoming Letters atau Outgoing Letters, pilih Create, lalu isi School, Agenda Number bila tidak ingin dibuat otomatis, Letter Number, Subject, Sender atau Recipient, Letter Date, Date Received atau Date Sent, Category, Priority, dan Status.
Subject dan pihak pengirim atau penerima wajib diisi. Agenda Number yang dikosongkan dibuat dari aturan penomoran sekolah serta arah surat.
Surat mempunyai nomor agenda, arah, pihak, tanggal, dan status yang benar.
Tambahkan dokumen dan tindak lanjut
Unggah lampiran PDF atau gambar maksimal 10 MB bila ada, lalu isi Notes. Pilih Assign to Pegawai, Follow-up Due Date, Related Letter, Linked Pegawai, atau Linked Murid hanya jika hubungan tersebut membantu tindak lanjut.
Lampiran disimpan secara privat. Pegawai, murid, dan surat terkait hanya dipilih dari sekolah yang sama.
Petugas yang bertanggung jawab dan batas tindak lanjut dapat diketahui dari surat.
Periksa nomor, status, dan hubungan surat
Cari surat berdasarkan agenda, nomor, perihal, atau pihak. Periksa status Menunggu (Pending), In Progress, Completed, atau Archived serta surat balasan dan dokumen yang terhubung.
Gunakan Archived untuk surat yang sudah tidak aktif tetapi jejaknya masih harus disimpan. Jangan membuat surat kedua hanya untuk memperbaiki status.
Riwayat persuratan dapat ditelusuri tanpa membuka lampiran kepada pihak yang tidak berwenang.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Subject dan Sender atau Recipient wajib diisi.
- Lampiran hanya menerima PDF atau gambar maksimal 10 MB dan disimpan privat.
- Category, pegawai, murid, dan surat terkait dibatasi pada sekolah yang dipilih.
- Mengubah Last Issued Number dapat menyebabkan nomor berikutnya bertabrakan dengan nomor lama.