Mencatat dan Menindaklanjuti Persuratan
Siapkan aturan resmi, templat, dan kop sebelum menyusun surat keluar.
Periksa sebelum mengikuti langkah
Sebelum Memulai
Tutorial ini disarankan agar pekerjaan berikutnya lebih tertib dan mudah diperiksa.
Menyiapkan kategori dan nomor, lalu mencatat surat masuk atau keluar beserta dokumen serta tindak lanjutnya.
Petugas Administrasi
Di Mana Memulainya
- Correspondence
- Incoming Letters
- Outgoing Letters
- Letter Categories
- Document Numbering
Istilah yang Perlu Diketahui
- Letter Number — nomor yang tertulis pada dokumen surat.
- Format Pattern — susunan nomor otomatis menggunakan penanda tahun, bulan, arah, awalan, dan nomor urut.
Panduan antarmuka
Tombol dan Pilihan untuk Mencatat dan Menindaklanjuti Persuratan
Bagian ini menjelaskan kegunaan tombol dalam alur yang sedang dipelajari. Nama tombol tetap mengikuti tampilan aplikasi agar mudah ditemukan.
Tambah / Create
Pada langkah “Siapkan aturan dan templat”, Buka Pengaturan Surat → Penomoran Surat. Buat aturan penomoran dengan nama, format, awalan, dan pilihan pengaturan ulang. Aturan pertama otomatis menjadi bawaan. Kelola templat satu per satu dan tentukan kategori dari Templat Surat. Pada langkah “Buat dan susun draf surat keluar”, Buka Surat Keluar, pilih Buat, lalu isi Kategori bila diperlukan, Kepada, Perihal, dan Tanggal Surat. Catatan dan lampiran bersifat opsional. Simpan, lalu tulis isi atau gunakan Skola AI: Buat/Revisi → Tinjau → Terapkan Draf → sunting. Membuka formulir untuk membuat data baru. Periksa konteks sekolah, periode, dan pemilik data sebelum mengisi.
Batas akses: Tombol hanya tampil jika akun mempunyai izin membuat data pada cakupan tersebut.Lihat / Preview
Pada langkah “Buat dan susun draf surat keluar”, Buka Surat Keluar, pilih Buat, lalu isi Kategori bila diperlukan, Kepada, Perihal, dan Tanggal Surat. Catatan dan lampiran bersifat opsional. Simpan, lalu tulis isi atau gunakan Skola AI: Buat/Revisi → Tinjau → Terapkan Draf → sunting. Pada langkah “Tinjau dan terbitkan surat”, Unduh PDF Draf untuk memeriksa tampilan tanpa memesan nomor resmi. Pilih Terbitkan Surat Resmi, tinjau ringkasan, lalu pilih pegawai aktif yang menandatangani. Lampiran pendukung PDF atau gambar maksimal 2 MB disimpan terpisah. Membuka rincian tanpa langsung mengubah data. Gunakan untuk memastikan data yang dipilih sudah benar.
Batas akses: Tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses melihat.Edit / Ubah
Pada langkah “Buat dan susun draf surat keluar”, Buka Surat Keluar, pilih Buat, lalu isi Kategori bila diperlukan, Kepada, Perihal, dan Tanggal Surat. Catatan dan lampiran bersifat opsional. Simpan, lalu tulis isi atau gunakan Skola AI: Buat/Revisi → Tinjau → Terapkan Draf → sunting. Membuka isian data yang sudah ada untuk diperbaiki. Periksa dampaknya terhadap data lain sebelum menyimpan.
Batas akses: Tidak tampil pada akses hanya-lihat atau data milik pengguna lain yang tidak boleh diubah.Save / Simpan
Pada langkah “Buat dan susun draf surat keluar”, Buka Surat Keluar, pilih Buat, lalu isi Kategori bila diperlukan, Kepada, Perihal, dan Tanggal Surat. Catatan dan lampiran bersifat opsional. Simpan, lalu tulis isi atau gunakan Skola AI: Buat/Revisi → Tinjau → Terapkan Draf → sunting. Memeriksa isian wajib lalu menyimpan perubahan. Tunggu pesan berhasil sebelum menutup halaman.
Batas akses: Kesalahan yang tampil di bawah kolom harus diperbaiki terlebih dahulu.Export / Download
Pada langkah “Tinjau dan terbitkan surat”, Unduh PDF Draf untuk memeriksa tampilan tanpa memesan nomor resmi. Pilih Terbitkan Surat Resmi, tinjau ringkasan, lalu pilih pegawai aktif yang menandatangani. Lampiran pendukung PDF atau gambar maksimal 2 MB disimpan terpisah. Menghasilkan file dari data dan penyaring yang sedang dipilih. Periksa periode serta cakupan sebelum mengunduh.
Batas akses: File dapat berisi data terbatas; simpan dan bagikan hanya kepada pihak berwenang.Import / Unggah
Pada langkah “Periksa nomor awal dan format surat”, Gunakan Inisialisasi / Atur Nomor Berikutnya jika sekolah sudah menerbitkan surat fisik. Konfirmasi perubahan setelah memeriksa nomor lama. Atur kop Profil Sekolah atau unggah gambar kop khusus; pilih A4, F4, Letter, atau Legal. Memasukkan banyak data dari berkas sesuai templat. Periksa hasil validasi sebelum menerapkan perubahan.
Batas akses: Gunakan berkas fiktif saat latihan dan jangan unggah data sensitif ke lingkungan yang salah.Nomor Surat resmi surat keluar hanya diberikan saat Terbitkan. Surat masuk memakai nomor asli pengirim. Status pekerjaan dan status dokumen Draf/Diterbitkan ditampilkan terpisah.
Panduan praktik
Langkah demi Langkah
Siapkan aturan dan templat
Buka Pengaturan Surat → Penomoran Surat. Buat aturan penomoran dengan nama, format, awalan, dan pilihan pengaturan ulang. Aturan pertama otomatis menjadi bawaan. Kelola templat satu per satu dan tentukan kategori dari Templat Surat.
Kategori baru cukup diberi nama dan deskripsi opsional. Sekolah dan urutan diatur otomatis.
Aturan resmi, templat, serta kategori siap digunakan.
Periksa nomor awal dan format surat
Gunakan Inisialisasi / Atur Nomor Berikutnya jika sekolah sudah menerbitkan surat fisik. Konfirmasi perubahan setelah memeriksa nomor lama. Atur kop Profil Sekolah atau unggah gambar kop khusus; pilih A4, F4, Letter, atau Legal.
Penomoran Surat menghasilkan nomor resmi yang dicetak saat surat keluar diterbitkan. Surat masuk memakai nomor asli pengirim. Penghitung diubah hanya melalui tindakan inisialisasi yang tercatat.
Nomor berikutnya dan kop surat sesuai kebutuhan sekolah.
Buat dan susun draf surat keluar
Buka Surat Keluar, pilih Buat, lalu isi Kategori bila diperlukan, Kepada, Perihal, dan Tanggal Surat. Catatan dan lampiran bersifat opsional. Simpan, lalu tulis isi atau gunakan Skola AI: Buat/Revisi → Tinjau → Terapkan Draf → sunting.
Status, templat, dan penomoran ditentukan otomatis. Nomor Surat resmi tetap kosong sampai diterbitkan. Surat masuk tetap memakai formulir registrasinya.
Draf tersimpan dan isi telah ditinjau.
Tinjau dan terbitkan surat
Unduh PDF Draf untuk memeriksa tampilan tanpa memesan nomor resmi. Pilih Terbitkan Surat Resmi, tinjau ringkasan, lalu pilih pegawai aktif yang menandatangani. Lampiran pendukung PDF atau gambar maksimal 2 MB disimpan terpisah.
Tanggal Surat menentukan periode nomor resmi. Kop khusus harus tersedia. Surat yang sudah diterbitkan dan PDF-nya tidak dapat diubah; gunakan Buat Koreksi untuk memperbaikinya.
Nomor resmi dan PDF privat tersimpan bersama riwayat penerbitan.
Periksa nomor, status, dan hubungan surat
Cari surat berdasarkan nomor surat, perihal, atau pihak. Periksa status Menunggu (Pending), In Progress, Completed, atau Archived serta surat balasan dan dokumen yang terhubung.
Gunakan Archived untuk surat yang sudah tidak aktif tetapi jejaknya masih harus disimpan. Jangan membuat surat kedua hanya untuk memperbaiki status.
Riwayat persuratan dapat ditelusuri tanpa membuka lampiran kepada pihak yang tidak berwenang.
Aturan Penting dan Masalah Umum
- Subject dan Sender atau Recipient wajib diisi.
- Lampiran hanya menerima PDF atau gambar maksimal 2 MB dan disimpan secara privat.
- Category, pegawai, murid, dan surat terkait dibatasi pada sekolah yang dipilih.
- Gunakan Inisialisasi / Atur Nomor Berikutnya untuk rekonsiliasi nomor awal; perubahan wajib dikonfirmasi dan dicatat.
- Untuk Format Kustom di pengaturan lanjutan, penanda {NUMBER}, {YEAR}, {YEAR2}, {MONTH}, {MONTH-ROMAN}, {PREFIX}, dan {DIRECTION} menentukan susunan nomor.